… za šťastným koncem IT projektů
29. 2. 2016 · Inspirace
Od prvotní myšlenky na nový ERP systém po jeho plné nasazení je třeba ujít dlouhý kus cesty. Odysea začíná vstupní analýzou potřeb zákazníka, pokračuje návrhem konceptu řešení, implementací softwaru a uzavírá ji následná technická podpora systému. I kvůli této členité genezi si některé složitější IT projekty vysloužily přívlastek „nikdy nekončící“. Jak dosáhnout toho, aby spolupráce na implementaci systému udržela tah na branku a případné změny nevedly k rozpadu projektu?
Řada dodavatelů to z praxe důvěrně zná: zákazník upřesňuje a doplňuje zadání, termín dokončení se posouvá, nervozita na obou stranách eskaluje. Nasazovat ERP systém přitom lze lze i bez stresu a nečekaných překvapení. Je ale třeba respektovat několik zásadních faktorů.
Jedno je jisté, bez zpracování vstupní analýzy obvykle nelze dopředu vystihnout, jaká je předpokládaná časová náročnost při implementaci ERP. Co obor, to jiné specifikum. Například ve strojírenství firmy nyní kladou velký důraz na pokročilé plánování výroby a kontrolu jakosti. Ve vodárenství je zase důležitá perfektní znalost oboru a legislativy. Navíc musíme brát v potaz, že každá implementace je zcela originální. Rozhoduje jak velikost firmy, tak množství procesů, které daná společnost využívá. I z tohoto důvodu je detailní zpracování vstupní analýzy naprosto zásadním krokem, který podpoří implementaci a následný provoz systému.
Také neplatí často zažité, že je možné implementovat pouze ve stabilním prostředí. Naopak. Při zavádění systému je i v prosperující firmě žádoucí provést revizi procesů. Pokud se tato příležitost nevyužije a s příchodem nového softwaru se zakonzervuje stávající (mnohdy nevyhovující) stav, nemusí se investice do nové technologie vrátit nikdy. Nemluvě o tom, že neefektivní procesy mohou brzdit implementaci samotnou.
Vzhledem k tomu, že implementace informačního systému je rozsáhlá změna zasahující do fungování celé firmy, je nutné řídit ji projektově. Důležitá je spolupráce projektových manažerů obou zúčastněných stran. V neposlední řadě je potřeba dodržovat plán projektu. Primárně se používá na zaznamenání předpokladů, rozhodnutí, harmonogramu, rozsahu, a ceny.
Podstatné je také zastoupení v implementačním týmu. Práce by měly probíhat ve smíšených skupinách z obou zúčastněných subjektů. Tým by se měl ideálně skládat z konzultantů zodpovědných za jednotlivé oblasti, systémového architekta, který má přehled nad celým řešením a je schopen sladit jednotlivé procesy do funkčního celku, a samozřejmě projektových manažerů. Ti by měli mít aktuální i absolutní přehled o stavu implementace a kapacitách členů projektového týmu. Mimo jiné musí vědět, do jakého stadia pracovníci s úkoly postoupili. Výsledkem takového přehledu je iniciativní dodržování termínů ze strany zaměstnanců a směřování projektu k cíli bez zbytečných časových prodlev. Velkou výhodou je, pokud do implementace zasahuje zaměstnanec, který má přehled napříč celou firmou a zná vazby mezi jednotlivými procesy.
Aby bylo možné dokončit projekt včas, je třeba znát aktuální stav všech souvisejících činností. Osvědčily se například pravidelné projektové dny. Na těchto schůzkách by se měly rozebrat jak očekávané, tak tušené změny. V této návaznosti je pak třeba znovu proplánovat hierarchii úkolů.
Implementací ale péče o zákazníka rozhodně nekončí. Je logické, že progresivní firmy potřebují systém, který dokáže operativně reagovat na (nejen legislativní) proměny i výzvy trhu a zákaznické požadavky. Z tohoto pohledu lze vlastně říct, že IT projekty jsou skutečně nikdy nekončící.Dodavatelé softwarů se naprosto běžně i po implementaci setkávají s požadavky na rozšíření funkcionalit. Lze je rozdělit do dvou skupin: jednak jde o poptávku po doplnění obecné funkcionality, jednak o požadavek na specifickou funkcionalitu vyplývající z individuality daného zákazníka. Pro oba případy je výhodné využívat systém, který se skládá z modulů. Z takového softwaru pak zákazník vybírá pouze to, co opravdu využije. Doplnění nové obecné funkcionality se jednoduše řeší rozšířením aktivačního klíče, který požadovanou službu takřka okamžitě zpřístupní. Pro zákazníka je výhodné, pokud ERP systém disponuje vestavěným vývojovým nástrojem. Potom není problém vytvořit specifickou funkcionalitu, která není zahrnuta v běžně dodávaných obchodních jednotkách.