Modul
Procesy a workflow
Využíváte efektivně know-how Vaší společnosti?
Vědí Vaši zaměstnanci, jak přesně plnit pracovní povinnosti?
Chcete ušetřit čas a mít strukturu úkolů pro pracovníky vždy dopředu nachystanou?
Aby Vaše produkty a služby obstály před konkurencí, je potřeba optimálně nastavit pracovní postupy. Proto buďte o krok napřed a připravte si osvědčené firemní procesy předem. Řízení firmy dostane nový rozměr. S modulem Procesy a workflow, který je součástí informačního systému QI, stačí šablony všech úkolů připravit jednou, QI jejich struktury uchová a zajistí, aby byly informace předány ve správném čase a pořadí konkrétním realizátorům. Chod firmy bude lépe kontrolovatelný a spolehlivost firemních postupů se zvýší na maximum.
Díky QI se mohu plně věnovat optimalizaci firemních procesů.
Ing. Miloš Mrva
finanční ředitel společnosti Tokoz
Proč si modul pořídit
- Zajišťuje správný průběh procesů – chod firmy je plynulejší.
- Získáte účinnou kontrolu nad řízením procesů společnosti.
- Zvýší produktivitu práce Vašich zaměstnanců na maximum.
- Zachová firemní know-how.
- Přináší časovou úsporu, protože původní procesy můžete znovu použít nebo aktualizovat.
- Je snadno ovladatelný a spolupracuje s modulem Projekty.
Komu se Procesy a workflow hodí?
Modul využije celá společnost: jak ti, kteří úkoly plní, tak ti, kteří je zadávají. Procesy se obvykle nastavují pro zaúčtování přijatých plateb, zpracování mezd, zaevidování nového zákazníka či zaměstnance, organizaci školení nebo také jako vzor pro organizační a výrobní postupy.
Jak Procesy a workflow pomáhají?
Konkrétní proces zadaný do systému slouží jako předepsaná struktura pro neomezený počet úkolů. Tyto úkoly QI automaticky ve Vámi zvolený termín zadává určeným skupinám zaměstnanců či jednotlivcům. Vždy se pak budete moci ke vzoru vrátit a opakovaně ho komunikovat prostřednictvím QI. Každý proces může obsahovat schvalovací prvek, který zamezí postupu dál, pokud zaměstnanec správně nesplní všechny podmínky. Bezchybný výstup jednoho úkolu tak může být zároveň vstupem do druhého. Součástí každého procesu může být i podproces. Na každé úrovni je možné přidat zodpovědnou osobu, libovolnou programovou funkci nebo jakýkoliv dokument. Při tvorbě procesů lze použít metodu drag&drop, při které soubory přemísťujete jednoduše tahem myši.
Všechny procesy můžete pohodlně kontrolovat z jednoho místa: veškeré potřebné informace jsou zaevidovány v QI. Získáte přehled o strukturách všech úkolů i projektů a můžete sledovat jejich přesné směřování k úspěchu.
Ke každému zaměstnanci se přes QI dostanou přesně takové informace, které potřebuje k výkonu své práce. Informační systém dokáže úkoly navázat i na konkrétní pracovní pozici – tuto funkci využijí hlavně firmy, ve kterých je velká fluktuace zaměstnanců. Konkrétní úkol se pak nemusí upravovat, do formuláře pouze stačí zadat jméno nového zaměstnance.
Osvědčené struktury jsou uložené v QI ve formě procesní dokumentace a mohou kdykoliv posloužit jako záznam firemního know-how. Tuto funkci využijí hlavně společnosti, kde agendu často přebírají různí pracovníci. Dokumentaci lze využít i jako podklad pro další rozhodování.
Pokud se rozhodnete procesy aktualizovat, změny se projeví ve všech projektech, do kterých jsou dané procesy vloženy. V QI si můžete vybrat, kolik procesů chcete zadat souběžně, také lze dopředu nastavit podmínky pro jejich zahájení či opakování. Procesy můžete zobrazovat v podobě diagramu stromového tvaru.
Modul Procesy je základním kamenem pro modul Projekty: v QI totiž můžete struktury firemních projektů vytvářet manuálně, ale také generovat na základě již zadaných procesů. Některé vybrané procesy mohou být zároveň šablonami pro konkrétní projekty.
Náhledy modulu
