Mzdy

Máte obavy z legislativních změn?

Víte o případných insolvencích vašich zaměstnanců?

Chcete mít jistotu při výpočtu mezd?

Zpracování mezd je obzvláště u velkých firem otázkou mnoha hodin a trpělivosti. Proto je výhodné vsadit na nástroj, který obsáhne celou tuto oblast – modul Mzdy informačního systému QI zautomatizuje veškeré procesy spojené s touto agendou. Výsledkem je omezení chybovosti při zadávání podkladů pro výpočet mezd a úspora nákladů.

Management potřebuje informační systém, který dokáže vyhodnotit výrobu a výsledky promítnout do mzdové a ekonomické oblasti. Proto na QI oceňuji především komplexnost.

Ing. Václav Kratochvíl

generální ředitel a předseda představenstva společnosti MORAVIA CONSULT Olomouc

Co modul umí:

vést více souběžných pracovněprávních vztahů u jednoho zaměstnance (včetně dohod o pracovní činnosti nebo provedení práce),
vypočítat odměny za výkon funkce,
díky kontrolním mechanismům omezit chyby zapříčiněné lidským faktorem (například kontrola vygenerovaných kalendářů a limitů přesčasů, nezpracované nebo nulové mzdy),
sledovat mzdové náklady za účetní dimenze (hospodářská střediska, akce, kalkulační jednice),
bezpečně zasílat výplatní lístky e-mailem (ochrana heslem),
komplexně řešit exekuce a insolvence s napojením na databázi ISIR,
provést roční zúčtování daně,
exportovat statistická data z mezd pro ISPV a ISP,
zasílat a exportovat výkazy v XML a dalších formátech, exportovat pracovní smlouvy či dodatky do formátu .doc,
zasílat všechny typy výkazů pomocí datové schránky integrované v QI na všechny orgány státní správy,
informovat o legislativních změnách,
zpracovávat eNeschopenky (automatizace příjmu, zpracování i archivace datových zpráv),
vkládat podklady dat do budoucích (v daný moment neexistujících) období.

Komu se Mzdy hodí?

QI je uzpůsobeno pro zpracování mezd jak v organizacích s několika zaměstnanci, tak i ve firmách s komplikovanou agendou, různými typy pracovněprávních vztahů, měsíční, hodinovou i úkolovou mzdou. Mzdové účetní ocení především komplexnost řešení, které automatizuje všechny postupy včetně převodu dat z integrovaného docházkového systému, mzdových lístků z výroby, dopravy či výkazů činností do mezd. Vedení firmy získá jistotu, že je jednání společnosti vždy v souladu s platnou legislativou.

V čem vám modul nejvíce pomůže?

Zabezpečí celou mzdovou agendu

QI zajišťuje automatický převod dat z integrovaného docházkového systému, mzdových lístků z výroby, dopravy, výkazů činností nebo cestovních příkazů do mezd. Stejně tak je možné přenést podklady z formuláře Žádosti o dovolené a jiné nepřítomnosti, který zahrnuje i zdravotní volno (tzv. sick days) nebo darování krve skrze docházku do mezd. Vše se děje s ohledem na hospodářská střediska i další dimenze a s jistotou, že se informace nebudou v systému dublovat. Účetní si může sama definovat sestavy (třeba mzdový list či rekapitulace). QI také umožňuje nadřízeným pracovníkům zadat podklady, například odměny pro podřízené, a pak je pronést až do mezd. Navíc lze evidovat, sledovat a nastavovat využívání sociálních výhod podle zařazení do personálních skupin. Pro každou je pak možné definovat různé balíčky a maximální celkovou částku pro čerpání. Výplatní lístky opatřené heslem snadno odešlete e-mailem jediným klikem všem zaměstnancům bez rozdílu, nebo s filtrací na hospodářská střediska. Také je možný jejich tisk přímo z QI. Vše zůstane archivováno.

Hlídá solvenci vašich zaměstnanců při výpočtu srážek ze mzdy

Pokud je zaměstnanec uveden v insolvenčním rejstříku, mzdové účetní musí podle aktuální legislativy peníze v rámci prováděných srážek ze mzdy deponovat. Protože QI disponuje aparátem, který se dokáže napojit na databázi ISIR (insolvenční rejstřík) a importovat její data, automaticky posoudí případnou insolvenci a srážky ve výpočtech mezd deponuje. Nikdy se již nestane, že peníze odvedete na bankovní účty, na které nepatří.

Nachystá mzdové podklady pro vaši firmu i státní správu

Modul zabezpečuje formou tiskových sestav a výkazů všechny výstupy pro pojišťovny, úřady, podnikové účtárny i ostatní útvary. Tiskové sestavy je možné definovat dle vlastních potřeb nebo využít bohaté nabídky standardních formátů. Díky QI zpracujete roční zúčtování daně velmi efektivně. Podklady vám do systému mohou zadat dokonce i sami zaměstnanci včetně oskenovaných příloh, které jen zkontrolujete. QI vám připraví jakýkoli typ výkazu pro Českou správu sociálního zabezpečení, jednoduše tak vytvoříte například hromadné oznámení pro zdravotní pojišťovny nastoupivších zaměstnanců. QI také zajišťuje export statistických dat z mezd pro ISPV (informační systém o průměrném výdělku). Na žádost zaměstnance snadno vytisknete třeba potvrzení o výši příjmu či potvrzení o průměrném čistém výdělku.

Zajistí přímou komunikaci s úřady prostřednictvím datové schránky

Na Českou správu sociálního zabezpečení, ale také instituce finanční správy, zdravotní pojišťovny či úřady práce je možné zasílat výkazy v XML i jiných formátech. Modul proto využívá integrovanou datovou schránku, která umožňuje synchronizaci s běžnou webově dostupnou datovou schránkou. QI dokáže zprávy posílat, přijímat a neomezeně archivovat ve vlastním datovém trezoru. Samozřejmostí je automatický export všech typů výkazů, které se ve mzdové agendě používají, ve zvoleném formátu do nové datové zprávy. Například výkaz hromadné oznámení zaměstnavatele pro zdravotní pojišťovny pošlete na jediný klik z QI. Systém si na pozadí detekuje všechny zaměstnance i jejich kódy změn a vytvoří tolik datových zpráv, kolika pojišťoven se akce týká. Datové zprávy můžete zpracovávat i prostřednictvím definovaného workflow. Toto řešení přináší nejen zjednodušení práce mzdových účetních, ale hlavně úsporu finančních nákladů, protože není potřeba zapojovat žádný produkt třetích stran.

Obsahuje kontrolní mechanismy, díky tomu omezuje chyby zapříčiněné lidským faktorem

Oblast mezd bývá pro každou společnost citlivá, proto je důležité dbát na bezchybný průběh všech souvisejících procesů. QI obsahuje kontrolní mechanismy, které uživatele automaticky upozorní na nesrovnalosti v nastavení či ve výsledcích výpočtů mezd. Všechny operace je možné vrátit, provést nezbytné opravy a poté opakovat. Při práci s QI lze také využít detailně propracovanou nápovědu, která neobsahuje jen popis funkčnosti, ale i metodiku a odkazy na legislativní ustanovení patřičných zákonů.

Připraví vás na každou legislativní změnu: dopředu na ni upozorní

Pro případné inovace legislativy je součástí QI aparát pro zobrazování změn a oprav systému. Jedná se o kanál „Novinky“, který je k dispozici přímo na hlavním panelu v QI. Tím ale vzdělávání ze strany výrobce systému zdaleka nekončí: mzdová účetní se může účastnit on-line webových seminářů k legislativním i systémovým změnám. K inovacím většího charakteru jsou připraveny i tematické workshopy.