Společnost ZV-Nástroje úspěšně navazuje na tradici interní nástrojárny Zbrojovky Vsetín, která byla založená před více než 80 lety – pro produkci zbraní tehdy vyráběla tvářecí i řezné nástroje, měřidla, formy, přípravky, přesné strojní součásti i celé montážní skupiny. ZV-Nástroje se dnes zabývají zakázkovou malosériovou a kusovou výrobou ve stejném rozsahu pro externí zákazníky. Jde o společnosti z Německa, Slovenska, USA, Rakouska, Velké Británie a Polska. „Naše hlavní konkurenční výhoda tkví v kvalifikovaných pracovnících, můžeme si tak dovolit vyrábět i velmi precizní součásti s přesností na tisíciny milimetru. Díky naší technologické základně téměř nevyužíváme kooperace,“ říká jednatel Ing. Viktor Nevrlý. Od roku 2018 společnost spadá do skupiny Tajmac Group.

ZV-Nástroje v číslech

• Za dva roky 47 862 výrobků a polotovarů v evidenci QI
• 13 475 položek na expedičním skladě v rozmezí dvou let

Cíle projektu

Hlavní přínosy implementace QI

• Bezproblémová implementace s minimální časovou ztrátou (7 pracovních dní)
• Dohledání informací k jedné zakázce zkráceno o 9 minut
• Zrychlení předvýrobní fáze o 30 %
• 30% snížení časové náročnosti při plánování výroby
• Úspora až jednoho pracovního dne měsíčně při tvorbě přehledů
• Žádost o kompenzaci mezd pro všechny zaměstnance za 20 minut
• Pomoc s generační obměnou: o 4 pracovníky v administrativě méně

QI: uživatelsky vlídné i komplexní

Do roku 2013 byla společnost spíše v udržovacím režimu. „S tehdejšími majiteli jsme se domluvili na modernizaci firmy,“ vzpomíná Nevrlý. Po nutných investicích do moderních technologií a infrastruktury i nastavení organizace a metodiky dle „lean management“ vznikla potřeba zavést nový informační systém: původní totiž fungoval na dBase platformě a stabilní byl pouze na počítačích s Windows XP, kterým skončila podpora. „Pro udržení chodu společnosti to bylo administrativně i finančně velmi náročné. Také jsme nemohli používat čárové kódy pro rychlý a snadný sběr dat z výroby,“ vysvětluje jednatel.

Do výběrového řízení bylo nakonec vybráno 5 subjektů. Po roce důkladných referenčních návštěv a představení jednotlivých produktů ho však společnost raději pozastavila. Na základě dotazů i doporučení externích správců informačních systémů byla dodatečně oslovena společnost QI GROUP a. s., výrobce informačního systému QI, a po dalších referenčních návštěvách zvítězil právě tento software. „Připadal nám uživatelsky velice vlídný. Navíc jsme našli spojitosti s původním softwarem. Velmi podobná byla struktura, stejně jako názvosloví, které je oficiálně vnímáno jako standard: žádné speciální nesrozumitelné ikonky, žádné krkolomné pojmenování sloupců, vše bylo intuitivní,“ říká jednatel a dodává, že důležitou roli hrála i schopnost pokrýt všechny procesy společnosti, a to s důrazem na výrobu. Vyhovoval i koncept, jakým je QI distribuováno. Jedná se o nepřímý obchodní model, kdy QI GROUP zajišťuje vývoj systému a implementaci nechává na svých téměř 40 partnerech. „Máme tak záruku, že po letech nemusíme shánět jiný software, protože se implementátor dostal buď do potíží, nebo jsme se nedohodli. V případě špatné volby bychom měli možnost zvolit jiného partnera a fungovat na QI dál,“ doplňuje Nevrlý.

Za 3 měsíce v cíli implementace

Jedním z pomocných faktorů při zavádění byla skutečnost, že společnost měla zkušenost s původním systémem. „Zároveň přiznávám prvotní obavy. Vzhledem k mé praxi ze dvou implementací v jiných firmách jsem se připravoval na hádky, nervozitu a dohadování s dodavatelem i zaměstnanci a počítal s jejich případnými výpověďmi. Opak byl pravdou! To, jak proběhla tato implementace, je pro mě něco neuvěřitelného,“ zdůrazňuje Nevrlý. Již po třech měsících od začátku implementace nový informační systém plně zajišťoval denní provozní režim směrem k zákazníkům a dodavatelům. Dolaďovala se jen ekonomická a personální část včetně plánování výroby. „Za tři měsíce jsme společně s implementátorem M.I.S.S., spol. s r. o., rozjeli kompletně celý systém včetně importů zakázek a skladů, odvádění dat čárovými kódy i nedokončené výroby. Zavádění vždy zpomalí chod firmy, v tomto případě však byla časová ztráta pouhých 7 pracovních dní. Pokud se objevil problém, aktivně se jím všichni zabývali. Od společnosti M.I.S.S. jsme zřídka slyšeli, že něco nejde,“ oceňuje Nevrlý. Implementace byla oficiálně ukončena podpisem smlouvy po 8 měsících tohoto ostrého provozu.

Jednoduchá práce se zakázkami

QI podporuje všechny firemní agendy. Jedná se o prodloužené vidění, které protíná celou firmu: například ze zakázky se lze jednoduše a přímo dostat do výroby. Proto hlavní benefit spočívá právě v propojení dat, což se nejvíce odráží v plánování a vyhodnocování poptávek. „Mohu se podívat na využití strojů, jak je zakázka daleko, kde se nachází konkrétní díl nebo lze ověřovat skladové zásoby,“ popisuje jednatel, který nyní tyto možnosti oceňuje ještě více, protože si vzal na starost také obchodní oddělení. „Pokud přijde poptávka, jednoduše se podívám, zda jsme ji již v minulosti realizovali, a zjistím plánované i skutečné náklady včetně ziskovosti. Okamžitě mohu se zákazníkem jednat o přecenění, případně zadat zakázku rovnou do výroby. Pokud klient pošle objednávku na díl, který jsme dodávali například naposledy před dvěma lety, a chce ho za stejnou cenu, takřka ihned ověřím, zda a případně o kolik jsme upravovali hodinové sazby. Zákazník tak velmi rychle dostane informaci o ceně. Pokud se navýší, můžeme okamžitě řešit různé varianty,“ říká jednatel. A rozdíl oproti původnímu systému? „Na dohledání a zmapování již realizované zakázky jsem potřeboval asi 10 minut. S QI to zvládnu za 60 vteřin.“

O 30 % rychlejší zpracování podkladů

Jako velký benefit společnost vnímá aktuálnost i přehlednost dat. Nahlížet je na ně možné z jednoho místa. Právě poslední jmenované přináší pro ZV-Nástroje velký obrat k lepšímu. Starý systém totiž nepropojoval data mezi odděleními. V případě obchodu šlo hlavně o poptávky či objednávky, které sice byly zaevidovány v softwaru, při postoupení výrobě ale musely být vytištěny a odneseny do jiných dveří. Lidé tak trávili nezanedbatelný čas „papírovou turistikou“ (budova je dlouhá 130 metrů, kanceláře jsou pouze po jedné straně). Nyní díky workflow, které umožňuje například přiložení výkresu k zakázce a zadání úkolu patřičnému pracovníkovi, toto přenášení odpadlo. „V předvýrobní fázi jsme při zpracování podkladů a technologických postupů v porovnání s původním systémem o 30 % rychlejší,“ porovnává Nevrlý.

Dalším problémem „papíru“ zůstávala zastupitelnost. Výrobní ředitel byl jediný, kdo měl přehled o zakázkách ve výrobě. „Cíl byl tento způsob eliminovat, data přenést do systému a nebýt závislý na jedné osobě. S QI jsme ho dosáhli,“ potvrzuje jednatel.

Místo 10 úkonů jediný

Evidence zakázek v QI zlepšila plánování výroby. „Používáme různé filtry, dříve nám s nimi pomáhal implementační partner, dnes to zvládáme i sami. Díky nim jsme schopni vidět na veškeré zakázky včetně těch, které jsou daleko před námi. K dispozici jsou termíny a informace, zda reálně stíháme a zda je dostupný materiál. Pokud bychom náhodou něco přehlédli, máme nastaveny hlídací mechanizmy, které nás varují před problémy a definují, proč vznikly,“ shrnuje Nevrlý. Rozdíl je oproti dřívějšku patrný: „Náhled byl možný pouze na konkrétní již předem vytipovanou položku, navíc náročnou cestou: data z obchodního a výrobního modulu bych musel zobrazovat zvlášť a celkem podniknout cca 10 kroků, teď je to jeden nebo dva. Toto celé činí 30% časovou úsporu při plánování výroby oproti dřívějšku,“ vypočítává jednatel.

Přehled o výrobní realitě

ZV-Nástrojům se osvědčilo využití čárových kódů ve výrobě – benefity z toho vyplývající se nakonec přenesly i do obchodní strategie, a to ve formě informací o reálných nákladech na konkrétní objednávku. „Chtěli jsme znát skutečný časový úsek, který zaměstnanci stráví na konkrétní zakázce, proto jsme nasadili odvádění práce pomocí čárových kódů. Nyní dokážeme krásně porovnat čas strávený na směně, plánované minuty na danou zakázku a skutečnost. V minulosti byl k dispozici pouze docházkový terminál a až po ukončení pracovní doby zaměstnanci zaznamenávali rozmezí strávené na konkrétní zakázce. Buď uvedli plánovaný čas, nebo napsali méně, aby plnili normu. Oproti realitě nám to pak vycházelo jinak. Neměli jsme tedy přehled o ztrátovosti,“ vysvětluje Nevrlý. Důsledkem byly podklady pro jednání se zákazníkem, které neodpovídaly skutečnosti. „Odběratel chtěl například zlevnit, údaje ale ukazovaly, že není prostor. Dnes víme, že v tomto případě sleva byla možná a zákazníka jsme si mohli udržet. Reálné vyhodnocení nám tedy přináší lepší přehled o skutečných nákladech i efektivnější plánování kapacit. V neposlední řadě můžeme optimalizovat a hledat další cesty, jak snížit náklady. A pokud je něco na limitní úrovni, začneme se zákazníkem jednat o navýšení cen,“ shrnuje jednatel.

Výsledky za celou firmu na klik

Prostřednictvím modulu Business Intelligence lze na data nahlížet z různých hledisek: „Získáváme celkový pohled na jakýkoliv segment: může jít o zakázky, plánované i skutečné náklady, ziskovost, skupiny výrobků, konkrétní výnosnost jednotlivého oboru, případně i odběr vytipovaného zákazníka. Vše lze členit na různá období. Zobrazovat mohu i přehled za konkrétní typ dokladů – třeba objednávky materiálů – a zaměstnance, kde jde například o vykázané časy. Díky tomu mám po ruce data pro další jednání a strategie i výstupy majitelům,“ říká Nevrlý. Modul také umožňuje vytvářet souhrny či analýzy, například jde o rozbory ziskovosti, ztrátovosti a zmetkovitosti. Toto bylo s původním systémem náročné: „Informace bylo nutné ručně dohledat a následně exportovat do Excelu. Zhotovení podkladů pro období jednoho měsíce trvalo přibližně 4 hodiny, někdy i celý den. Nyní je získáváme na klik, navíc jsou graficky zpracované, a tím pádem přehlednější: vždy víme, co se děje a jak se nám daří dosahovat cílů. Připojit se můžeme odkudkoliv, kde je internet, a to bez obav před ohrožením hackerským útokem. Všechna data jsou totiž chráněna,“ dodává jednatel.

Generační obměna? Bez problémů

Společnost nyní využívá funkcionalitu Antivirus – podklady pro kompenzace, kterou výrobce QI vyvinul jako rychlou reakci na nenadálou situaci způsobenou koronavirovou epidemií a vyplývající opatření Ministerstva práce a sociálních věcí České republiky. Konkrétně jde o program Antivirus – podpora zaměstnanosti, který poskytuje příspěvek na plnou či částečnou náhradu mezd. K tomu je ale potřeba dodat speciální podklady – ty automaticky zajistí právě avizovaná funkcionalita přímo z dat v modulu Mzdy. Stačí vybrat období, za které se vyúčtování podává, typ kompenzace a označit osoby. „Novou funkčnost vnímáme jednoznačně jako pomoc. Podklad je zpracovaný automaticky bez toho, abychom udělali chybu například v rodných číslech. Žádost pro všech 111 zaměstnanců máme hotovou do 20 minut,“ uvádí Nevrlý.

Výhodou je i pokrytí konsignačních skladů, které u ZV-Nástrojů zřizují někteří dodavatelé. „Konsignační sklad se fakturuje zpětně. Kontrolujeme spotřebu nářadí u zaměstnanců i jednotlivých pracovišť a získáváme celkový přehled o spotřebě. Přesně tak víme, co máme platit,“ uzavírá jednatel.

Od zavedení systému se očekávalo mimo jiné snížení počtu zaměstnanců kvůli přirozené generační obměně. Cílem bylo ušetřit minimálně 4 pracovníky v administrativě, což se bezezbytku podařilo i s ostatními cíli implementace.

Další přínosy řešení v QI:

• Návaznost, propojení a aktuálnost dat za celou společnost
• Snadná práce se zakázkami včetně dohledání podkladů
• Usnadnění administrativy
• Bezproblémové zpracování podkladů pro technologické postupy
• Snížení papírové turistiky
• Stoprocentní zastupitelnost
• Eliminace rizika nedodržení termínů a zákaznické nespokojenosti
• Přehled o skutečných nákladech na výrobu
• Efektivnější plánování zaměstnaneckých kapacit
• Prostor pro optimalizaci nákladů i obchodních vztahů
• Přesné podklady pro efektivní jednání s odběrateli
• Snadno dostupné přehledy i analýzy z nejrůznějších pohledů
• Přístup k informacím odkudkoliv, kde je připojení k internetu
• Data v bezpečí
• Podchycení administrativy při nenadálé situaci
• Přehled nad konsignačními sklady