Doprava

Máte pod kontrolou vozový park?

Chcete optimalizovat procesy spojené s dopravou?

Jezdíte po efektivně naplánovaných trasách?

Zejména nárůst obchodů realizovaných přes internet přináší větší nároky na logistiku. Modul Doprava informačního systému QI nabízí pohodlné zpracování všech činností spjatých s tuzemským i zahraničním transportem, a to od přijetí objednávky až po odměňování řidičů podle hospodárnosti jejich jízdy. Mimo jiné pomůže s minimalizací nákladů, řízením všech zakázek a postará se o efektivní tvorbu i zpracování dokladů.

V QI vedeme všechny objednávky na přepravu od našich zákazníků. Po jejich zaevidování můžeme zaslat z konkrétní objednávky instrukce řidiči odkud a kam má jet včetně GPS souřadnic a trasy. QI je propojeno se sledovacím systémem, a tak nejen že řidič dostane informace o cestě, ale zároveň v QI zpětně vidíme všechny údaje včetně času nakládky a vykládky zboží. Ze stažených informací ze sledovacího systému vytvoříme v QI jednoduše záznam o provozu vozidla a z něj cestovní výkaz, tedy vyúčtování služební cesty. Také evidujeme všechna vozidla včetně pravidelných i mimořádných servisních prohlídek a veškeré náklady.

Václav Hrubý

statutární ředitel společnosti HrubyMOVING TRANSPORT

Co modul umí:

evidovat vozidla využívaná v rámci firmy a sledovat u nich výnosy i náklady,
plánovat trasy pro interní řidiče včetně jednotlivých zastávek i překládek zboží,
tvořit provozní deníky (stazky, knihy jízd) ručně, nebo načtením ze sledovacího zařízení,
monitorovat poměr služebních a soukromých kilometrů,
provázat výkon vozidla s konkrétním požadavkem zákazníka, toto následně vyfakturovat (v rámci organizace i mimo ni),
z provozních deníků pronést odměny řidičům do mezd,
připravit zásilky pro přepravu svépomocí nebo u externích firem (rychlá a jednoduchá registrace prostřednictvím služby Balíkobot).

Komu se Doprava hodí?

Modul se postará o vozový park každé firmy. Dokáže spravovat několik málo vozidel i pomáhat s požadavky velkých dopravních, logistických a spedičních společností. Přehledně podané informace a automatické stahování dat ocení především řidiči a dispečeři. Účetním zase výrazně usnadní zpracování mezd řidičům, ale také pomůže při rozúčtování na jednotlivé dimenze. Snadnější bude i vyhodnocování a fakturování nákladů za vozidla, například díky importům výpisů z čerpacích stanic. Management společnosti získá výstupy z ekonomického i věcného hlediska.

V čem vám modul nejvíce pomůže?

Usnadňuje efektivní vedení stazek i knih jízd

Modul výrazně zpřesní evidenci vašeho vozového parku. Přímo v systému budete mít k dispozici záznam o provozu vozidla (stazka) i knihu jízd. Oba zmiňované provozní deníky umožňují snadné zachycení údajů o používání vozidel (ujeté kilometry, motohodiny, přestávky nebo jiné uživatelsky definovatelné události) a čerpání i spotřebě pohonných hmot. Data se do deníků přenáší ze sledovacích systémů a pomocí palivových karet také importem z čerpacích stanic, řidiči proto nemusí nic vypisovat (manuální záznam je však rovněž možný). Vždy se promítá výchozí stav dřívějších deníků, máte tedy záruku návaznosti údajů. Díky přehledně podaným informacím z QI také jednoduše obstaráte podklady pro zpracování silniční daně.

Sdílení dat mezi doklady zamezí nepřesnostem a ušetří čas

Modul zahrnuje přehled o ujetých kilometrech, přesném pohybu vozidla a spotřebě pohonných hmot, díky tomu snadno vyčíslíte náklady na ujetý kilometr. Tuto provozní část je možné v systému propojit s obchodní a účetní agendou, proto je vytváření dokladů v QI jednoduché a rychlé: například spediční firmy mohou přijaté objednávky provázat se stazkou nebo přímo ze stazky tvořit fakturu. Z provozního deníku snadno vygenerujete cestovní výkazy (ty lze jedním kliknutím přiřadit k již v systému zaevidované služební cestě). Bez obtíží také připravíte dodací listy nebo výkazy služeb.

Zjednoduší spolupráci s dalšími přepravci

Jednotlivé zakázky můžete monitorovat včetně výstupů s přepočty výnosových i nákladových složek na ujeté kilometry. Veškerá agenda je kompletně provázána do účetnictví, proto budete mít pod kontrolou chod firmy. Snadno tak vyhodnotíte aktuální situaci a přizpůsobíte jí zdroje. Pokud využíváte služeb přepravních společností, získáte k dispozici další nástroj pro zjednodušení práce, a to evidenci zásilek. Kvůli automatizaci expedice u nejrůznějších přepravců je QI propojeno se službou Balíkobot. Z jednoho místa tak vyřešíte vše podstatné: připravíte data pro dopravce a vytisknete přepravní štítky, sdružíte zásilky do svozu, nahlásíte je dopravci a vytisknete přepravní protokol. V případě, že si tyto služby zajišťujete svépomocí, lze v QI evidovat celý proces. Snadno určíte, kdy a kde je prvotní nakládka a koncové vykládky. Současně můžete sledovat jednotlivé úseky dopravy (například překládka do jiného auta).

Vykazuje soukromé i služební jízdy

Při napojení na modul Mzdy mohou data z provozních deníků posloužit k výpočtu mezd řidičů, a to včetně příplatků nebo srážek za dodržení či nedodržení normy pro spotřebu paliva. Modul totiž vyhodnocuje hospodárnost jízdy. Taktéž lze zvlášť vykazovat soukromé i služební jízdy.

K cíli zamíříte bez zajížděk

Počet najetých kilometrů pomohou snížit efektivně připravené trasy. Jejich plán s QI zajistíte snadno. Podle založených údajů (například objednávek) připravíte podklady pro cestu vašim řidičům. K tomuto plánu se můžete vždy vrátit a aktualizovat ho dle okolností. Zároveň je možné trasu řidičů zpětně zkontrolovat.

Vyhodnocuje náklady spojené s údržbou vozidel

Pokud využíváte modul Servis a údržba, získáte přehled o technickém stavu vašeho vozového parku a harmonogramu jeho garančních, servisních i ostatních prohlídek včetně seznamu plánovaných odstávek vozů a evidence pneumatik. Využít můžete souhrnu vyžadovaných servisních úkonů v návaznosti na vykázané kilometry. QI také porovnává zamýšlené a skutečné náklady na údržbu: budete tedy přesně vědět, co se ještě vyplatí opravit, a co nikoliv.