Organizace a řízení

S QI uřídíte celou společnost. Nejdříve si určíte konkrétní podnikové jednotky, například divize, pobočky nebo závody. Následně je u nich možné definovat vztahy a sledovat aktuální vývoj či přehledy v čase – firmu zkontrolujete z hlediska nákladů, výnosů i vytíženosti. Vše je na pár kliků. K dispozici je Organizační kalendář, který zobrazuje kapacity lidí i statků. Nastavení je variabilní: vyberete různé časové intervaly i barvy zobrazovaných údajů. Po založení účasti osoby na akci se tato skutečnost do kalendáře automaticky propíše, stejná návaznost se týká dovolených a jiných nepřítomností. Podobně funguje i Plánovací plachta, která usnadní organizaci pracovních aktivit. Zobrazuje totiž jednotlivé akce umístěné na časové ose včetně osob, strojů, vozidel nebo místností, které jsou k realizaci dané činnosti potřeba. Toto umožňuje pohled na projekt z různých stran a efektivnější plánování kapacit. Všechny údaje se propisují do chytrých zařízení – přehled tedy máte i mimo kancelář. Zároveň je možná synchronizace s Google nástroji. Modul disponuje funkcí Kniha návštěv. Pro zaevidování hostů stačí dva kliky: prvním recepční příchozí zapíše do QI. V systému je okamžitě k dispozici přehled o návštěvách pohybujících se v areálu. Při odchodu stačí použít opět jediné tlačítko. Recepční navíc předem ví, kam přesně má návštěvu poslat. To vše v souladu s GDPR.

Pro podporu práce s firemním know-how můžete v QI použít speciální aplikaci: umožňuje zaznamenávat různé popisy i další nápady a poskytuje podporu pro jejich následné zpracování. Také lze vytvářet znalostní báze s vazbami na související procesy.

Modul zahrnuje sadu funkcí, které podporují hierarchické uspořádání pracovních míst do řídicí struktury společnosti. Tím je definována nadřízenost a podřízenost jednotlivých pozic a z ní vyplývající vztahy mezi osobami, které místa obsazují. Vše je možné graficky zobrazit. Řídicí struktury také využijete v kombinaci s přístupovými právy: ve vybraných formulářích nadřízený vidí přehled údajů za své podřízené, a naopak podřízený pracovník vidí jen své údaje. Pomocí srovnání požadavků na pracovní místo s charakteristikou osob najdete nejvhodnějšího člověka pro obsazení jakéhokoliv postu. Řídicí struktury organizace využijete i při evidenci žádostí o dovolené a jiné nepřítomnosti, modul je automaticky zašle k posouzení nadřízené osobě. Taktéž lze žádost jednoduše vygenerovat založením nepřítomnosti do Organizačního kalendáře. V konečné fázi se údaje propadají až do docházky a mezd.

Aplikace QI Outlook plugin propojuje kontakty, kalendáře a úkoly v QI s Microsoft Outlookem a na tomto základě uvedené položky v systému aktualizuje nebo přiřazuje e-maily včetně příloh k vybraným akcím, osobám, obchodním partnerům, procesům a objednávkám. Veškerou komunikaci tak můžete soustředit na jedno místo – vždy navážete přesně tam, kde jste posledně skončili. QI si rozumí i s textovými zprávami: SMS odeslané a přijaté přes systém lze rovněž připojit ke konkrétním položkám.

QI nabízí mnoho možností, jak vést porady, zadávat práci a řídit projekty. Ke každé činnosti si můžete stanovit libovolný počet procesů – přímo z nich je možné generovat úkoly, případně je ručně zadávat a sledovat jejich průběh. Prostřednictvím Organizačního kalendáře nebo Plánovací plachty vysledujete vytížení zaměstnanců a podle toho je přesunete mezi projekty. S nástrojem zaměřeným na pracovní porady vytvoříte zápisy a rozdělíte úkoly, které vzešly z jednání, nebo podrobně naplánujete program schůzek. QI také umí vykazovat práci Vašich lidí.

Organizace a řízení prochází kontinuálně celým systémem a propojuje tak všechny firemní procesy. Po napojení na ostatní moduly získáte aktuální informace o kapacitách skladů, personální agendě, strojích nebo stavech projektů a jejich rozpočtů. Přes systém můžete řídit výrobu, expedici a prodávat produkty prostřednictvím internetového obchodu QI Shop.