Modul
Projekty
Skutečně řídíte projekty efektivně?
Daří se Vám dosáhnout jejich cílů?
Máte přehled o každé položce projektového rozpočtu?
Klíčem k úspěchu jakékoliv společnosti je podrobné plánování a přesné řízení všech projektů. Velmi důležitá je kvalitní opora, která jejich přípravu a plnění usnadňuje tím, že ohlídá podstatné. Přesně to Vám poskytne informační systém QI se svým modulem Projekty. Zvládne akci průběžně vyhodnocovat, sestaví a ohlídá její rozpočet, vyčíslí cash flow nebo sleduje využití strojů či vytížení zaměstnanců.
Každá naše zakázka je specifická nejen svým rozsahem, ale také z hlediska přístupu zákazníka a jeho požadavků. Každá má také jiný časový i finanční průběh. QI nám umožňuje individiálně zastřešit každý projekt, zároveň ale můžeme všechny řídit jako celek v rámci stanovených procesů. Starý systém toto nezvládal.
Igor Zahrádka
Generální ředitel společnosti B:TECH
Proč si modul pořídit
- Usnadňuje plnit cíle Vašeho projektu – získáte přehled o všech rozpočtových položkách a projektových úkolech. Také pomůžeme sestavit detailní časový harmonogram celé akce.
- Sestavuje a kontroluje víceúrovňový rozpočet projektu.
- Upozorňuje na případné kolize: hlídá jak kapacity firemních zařízení, tak vytíženost lidských zdrojů – tím zamezuje překrývání operací a optimalizuje práci.
- Zajišťuje informovaný projektový tým.
- Pomáhá s propagací projektu nebo konečného produktu a přípravou školení.
- Stejně jako celé QI má jednoduché ovládání. Projekty doporučujeme propojit s modulem Procesy a workflow i CRM a marketing.
Komu se projekty hodí?
Modul dobře poslouží všem, kteří se na konkrétním projektu podílejí: vyšší management získá detailní přehled o celé akci nebo jejích jednotlivých částech. Díky tomu může projekt efektivně řídit. Projektový manažer ocení komplexní náhled na projekt ve dvou různých formách: strukturovaném diagramu a Ganttově grafu – může tak informace vyhodnocovat i archivovat. K účastníkům projektu se přímou cestou dostanou správné pokyny, například pomocí organizačního kalendáře.
Jak projekty pomáhají?
Každý projekt v QI můžete začít vytvářet vkládáním termínů, akcí a úkolů ve zvolených návaznostech nebo ho odvodit z modulu Procesy a workflow.
QI pak dokáže propojit všechny dílčí aktivity, které souvisí s daným projektem. Díky tomu vysledujete například využití strojů, stavy obchodních případů, kapacity jednacích místností nebo vytížení zaměstnanců. Projekt si také díky přehledným diagramům můžete zobrazit jako celek – všechny úkoly uvidíte zaznamenané na časové ose. Software vždy respektuje Vámi určenou strukturu. Lze posouvat termíny jednání, pozastavovat části projektu nebo ho rozšířit o další úkoly či projekty.
V rámci QI je možné ke každému projektu dopředu sestavovat odhadovaný rozpočet. Stačí přidat do stromové struktury plánované náklady a výnosy, tyto sumy je možné rozpadat. Odhadované částky nejsou vázány na faktury. Ke konkrétním akcím je však možné faktury přiřazovat. Díky tomu lze rozpočet porovnávat se skutečností, a to jak v průběhu projektu, tak při finálním vyhodnocení. Součástí QI je i účetní sestava pro vyčíslení cash flow za zvolené období.
Díky informacím o využití firemního zařízení můžete neustále reagovat na změny, přizpůsobovat a aktualizovat. Modul také zajišťuje informace o pracovních kapacitách jednotlivců i celého týmu – snadno tak zjistíte, nakolik jsou Vaši zaměstnanci vytíženi. QI při tom přihlíží ke svátkům, odstávkám i dovoleným.
Informační systém celý projektový tým propojí. Bez zbytečného prodlení se každý dozví informace o jednáních, pracovních schůzkách nebo úkolech. Aplikace QI Mobile je zobrazí i v chytrém zařízení. Vše pak můžete propojit s Microsoft Outlookem nebo Vaším účtem na Googlu. Synchronizovat lze úkoly, kalendáře, kontakty a poštu. E-maily snadno přiložíte přímo k projektům, kterých se týkají.
Pokud Projekty propojíte s modulem CRM a marketing, získáte pomocníka, který Vám usnadní přípravu marketingových kampaní. Při chystání seminářů, školení, konferencí, výstav a dalších akcí pomůže s tvorbou databáze účastníků či rozesíláním pozvánek.
S modulem Procesy a workflow se můžete na standardní situace připravit předem. Opakující se firemní aktivity lze v QI nastavit jako procesy a ty kdykoliv generovat. Procesy se také mohou stát součástí konkrétních projektů.
Náhledy modulu
