Brněnské vodárny a kanalizace (dále jako BVK) vyvíjejí podnikatelskou činnost v mnoha oblastech. Hlavní náplní je výroba i dodávka vody vodovody pro veřejnou potřebu a odvádění odpadních a dešťových vod kanalizacemi pro veřejnou potřebu, včetně jejich čištění.

Cíle projektu

BVK v číslech

• 412 000 obyvatel zásobených pitnou vodou
• 1 428 kilometrů provozované vodovodní sítě
• 52 000 vodovodních přípojek
• 1 246 kilometrů provozované kanalizační sítě
• 62 000 kanalizačních přípojek

I nadále patří BVK mezi nejlepší a nejvýkonnější české vodohospodářské společnosti. Ukazatelé dokazující tuto skutečnost jsou především úroveň ztrát vody v síti, čisticí efekt čistírny odpadních vod, uplatnění moderních diagnostických metod či bezvýkopových technologií a míra akreditovaných i certifikovaných činností.

Výběrové řízení s pěti dodavateli

Požadavek na výměnu původního informačního systému za modernější rezonoval v BVK ještě předtím, než dodavatel snížil kvalitu poskytovaného servisu. „Bohužel přestával stíhat zaznamenávat a reflektovat změny v zákonech, což pro nás bylo neakceptovatelné,“ vzpomíná specialista informačních technologií Ing. Miloslav Rott. Společnost proto iniciovala výběrové řízení, kterého se zúčastnilo pět dodavatelů ERP systémů. „Oslovili jsme ty, kteří obsluhují vodárenský segment, a také ty s referencemi od dostatečně velkých firem,“ upřesňuje Rott.

Důsledná volba ERP

Součástí řízení byla studie proveditelnosti. „Při výběru systému bývá složité odhadnout, co je pouze líbivá marketingová fasáda a co pak bude v praxi skutečně fungovat. Proto jsme sestavili sadu otázek zaměřených na naše požadavky napříč všemi odděleními a tématy. Studie na ně měla odpovědět,“ popisuje vedoucí útvaru informačních technologií Mgr. Petr Svoboda. Mnohé napověděla již samotná spolupráce na studii a kvalita zpracování reakcí. „V tomto momentě jsme vycítili, že společnost Melzer, která nakonec ve výběrovém řízení s informačním systémem QI zvítězila, bude dobrým partnerem pro implementaci i následnou podporu. Praxe posléze potvrdila, že tomu tak skutečně je,“ říká Rott a dodává, že rozhodla také kompaktnost vítězného ERP.

Podle parametrů výběrového řízení měl nový systém pokrývat pouze ty agendy, které zastával původní, tedy: účetnictví, sklady, závazky a pohledávky, servis v dopravě a podporu elektronické správy dokumentů. „V rámci řízení jsme se rovněž ptali na možné rozšíření řešení. Postupně došlo k doplnění o projekty pro podporu inženýrské činnosti, servis vozidel a zavedení workflow i čárových kódů do skladů,“ upřesňuje Svoboda.

Zjednodušení fakturace

V souladu s původními požadavky se i po zavedení nového ERP počítalo s uplatněním dalších aplikací a softwarů. Proto fakturaci vodného a stočného zajišťuje zákaznický systém, zbývající položky, jako třeba poskytované služby (například zřízení nových vodovodních přípojek nebo laboratorní rozbory), se účtují přes QI. „Dříve musela účetní dohledávat po různých dokumentech ceny a sazby. Nyní má v QI po ruce číselníky služeb, přímo z nich tvoří dodací listy a faktury. Neztrácí tak čas s přepisováním údajů, pouze doklad zkontroluje,“ popisuje Rott a doplňuje, že s QI je spokojené celé ekonomické oddělení, „vnímají ho jako uživatelsky přívětivé a intuitivní.“

Pro úhradu vodného a stočného mají zákazníci několik možností, jednou z nich je platba na přepážce v areálu BVK. Protože pokladny jsou vedeny v QI a pohledávky za vodné i stočné v zákaznickém systému, bylo vytvořeno propojení, které umožňuje hradit pohledávky přímo na pokladnách. V momentě, kdy obsluha zadá variabilní symbol, ihned vidí parametry platby a automaticky se vytvoří příslušné doklady.

BVK díky QI redukovaly několik napojení na další aplikace. „Pravidelně kontrolujeme, jestli není někdo z našich zákazníků v platební neschopnosti. Jedná se zhruba o 50 000 záznamů denně. QI proto importuje informace z insolvenčního rejstříku. Automat pak porovnává tyto údaje se seznamem odběratelů v zákaznickém systému a ke klientovi připojí informaci o případném probíhajícím řízení. Tak je zajištěna včasná informovanost o insolvenci našich zákazníků ať jsou dlužníky, nebo nikoli,“ shrnuje Rott.

WMS i modul Doprava usnadňují sledování nákladů

QI pomáhá detailně sledovat provozní náklady a tím plnit povinnosti vůči statutárnímu městu Brnu a dalším obcím, do jejichž vlastnictví vodovodní a kanalizační sítě spadají. BVK zmíněnou infrastrukturu spravují, tedy zajišťují opravy a údržbu. U každého zásahu, kterých je ročně až 1 800, se evidují všechny náklady. Jak k tomu za pomoci QI dochází?

Výjezdy obvykle začínají přebíráním servisního materiálu (například části potrubí, příruby nebo šroubení) ze skladů, konkrétní spotřeba je ale známá až po ukončení zásahu. Zaměstnanci tak materiál fasují de facto naslepo. S WMS, které nahradilo nekoncepční „papírové“ řešení, se celý proces zrychlil a zjednodušil: obsluha terminálem přes čárový kód materiál vyskladní, po uskutečnění výjezdu, kdy je známa reálná spotřeba, jsou přebytky navráceny zpět do zásob. Do QI se zároveň automaticky přenášejí informace o využití materiálu na zakázku, rovnou se generují i příslušné skladové doklady. „Toto řešení je pro nás v každém případě přínosné. Snížila se chybovost i pracnost,“ doplňuje Rott. Pro představu výše uvedené znamená 7 000 aktuálně zaskladněných položek v QI a ročně zpracovaných cca 10 000 výdejek.

Do hodnoty zásahu se rovněž započítávají i náklady na výjezd. Proto se v QI eviduje spotřeba pohonných hmot, taktéž je vozidlo v reálném čase monitorováno pomocí GPS. Získané údaje včetně ujetých kilometrů nebo času stráveného na výjezdu se pak (s informacemi o použitém materiálu) sbíhají pod konkrétní zakázkou. „Nedochází k chybám při přepisování nebo předávání údajů. Pro naše účetní to znamená méně práce,“ říká Svoboda.

Vozový park pod dohledem

Vzhledem k charakteru poskytovaných služeb BVK spravují různorodý a mnohočetný vozový park. Spadají sem speciální vozidla jako například cisterny, bagry, vozy na odčerpání splaškových vod, ale také sekačky na trávu, nákladní vozy a samozřejmě osobní automobily. QI, které propojuje statky s účetní a majetkovou evidencí, zde řídí pravidelnou údržbu včetně termínů technických kontrol. „Známe přesné náklady, můžeme pracovat s ekonomikou jednotlivých vozidel,“ doplňuje Rott.

Přehledné řízení projektů

Ve struktuře BVK najdeme také útvar inženýrských služeb, který připravuje projekty pro obnovu sítě i další stavby – a to nejen pro potřeby vlastní, ale také statutárního města Brna. „Obnova probíhá ve dvou fázích: projekční a realizační. Obě jsou během na dlouhou trať. Původně jsme používali vlastní software, postupně ale přestal odpovídat našim požadavkům. A protože staveb a dalších realizací přibývá, nasadili jsme na tuto agendu QI a jeho projektové řízení,“ vzpomíná Svoboda. Každý jednotlivý projekt má nadefinovanou hlubokou strukturu s možností kontroly realizace. „Nasazení tohoto řešení zpřehlednilo dohled nad výstavbou i stavem projektů,“ vyzdvihuje Svoboda.

Rychlejší oběh dokumentů

Přidanou hodnotu elektronického oběhu dokumentů zvýšilo nasazení workflow. „Máme 6 vzdálených lokalit, proto bylo důležité zajistit vzájemnou komunikaci,“ říká Rott. Původně brněnská působiště dvakrát denně propojoval a výměnu dokladů zabezpečoval vlastní zaměstnanec. Do toho ale přišla epidemie covidu-19, související důsledky vyvolaly požadavek na změnu. Pod taktovkou QI nyní dokumenty putují výhradně elektronickou cestou, řízený oběh včetně posloupnosti při schvalování vede zmíněné workflow. „Nastavení vychází z interních procesů. Nad každou fakturou se provádí několik kontrol, jediný doklad řeší i osm lidí. Ročně tak QI pokrývá 16 000 schvalovacích procesů, agenda okolo dokumentů se díky němu zkrátila z dní na hodiny, navíc vzrostla kvalita odvedené práce,“ popisuje Svoboda a doplňuje, „každoročně nám přibývají legislativní povinnosti, na což vynakládáme další a další čas zaměstnanců. Nejen proto vítáme, že QI usnadňuje a zefektivňuje kolegům práci, jejich kapacity tak využíváme tam, kde právě potřebujeme.“

Klíčové přínosy QI:

• Snadnější fakturace služeb a zrychlení celého procesu
• Plynulé odbavení zákazníků na pokladně
• Zrychlení kontroly dlužníků (50 000 záznamů denně)
• Snížení chybovosti a pracnosti u skladových operací (objem 10 000 výdejek ročně)
• Dohled nad spotřebou pohonných hmot
• Komplexní sledování nákladů k zásahům
• Efektivnější údržba vozového parku
• Kontrola nad projekční i realizační fází projektu
• Zkrácení schvalovacích procesů z jednotek dnů na jednotky hodin
• Úspora času a zkvalitnění práce napříč celou společností
• Stálý stav zaměstnanců na větší objem práce