Slovenská reklamní agentura daren & curtis, která působí v Bratislavě, pomáhá svým klientům od roku 2004. Díky inovativnímu přístupu a nevšedním nápadům se během několika let vyprofilovala na poskytovatele full servisových marketingových a reklamních služeb. Využívají je například společnosti Lenovo nebo Sygic, kterým agentura poskytuje kompletní marketingový servis.

Cíle projektu

Hlavní přínosy implementace QI

• Úspora 24 000 € ročně díky zvýšené produktivitě zaměstnanců
• Nárůst profitability každé zakázky o 17 %
• 30% časová úspora na jedné zakázce

Zapůsobila hlavně flexibilita

Původně daren & curtis využíval vlastní systém. Kvůli přesnější evidenci zakázek, klientů i termínů projektů vyvstala potřeba zapojit sofistikovanější nástroj. Společnost proto vypsala výběrové řízení, kterého se zúčastnili tři dodavatelé informačních systémů. QI zvítězilo. „Reklamní agenturu vnímám jako kreativní proces, je to odlišné než v ostatních oborech. Ve strojírenství jsou jasně stanovené normativy pro výrobek, například u grafických prací je ale určení přesných atributů složitější. Proto jsme hledali nástroj, který nám pomůže nastavit procesní postupy podle našich představ. Naším cílem bylo dosáhnout vysoké flexibility při těchto procesech a zjednodušit práci se zakázkami. S QI se nám to podařilo,“ vysvětluje majitel agentury Jakub Čech.

Zavádění QI proběhlo podle představ agentury. „Bylo velmi důležité, že jsem se do implementace mohl zapojit,“ oceňuje Čech. 

Méně reklamací i snadnější komunikace

Základem pro správné fungování firmy je efektivní plánování vlastních kapacit. Proto se pilířem celého řešení stal modul Organizace a řízení, který kromě lidských zdrojů zasahuje přímo do produkce. „Kolegové přesně vědí, kolik práce je čeká. Na tomto základě snadněji plánují a vykazují činnost, dopředu tak znají výši své výplaty. Tímto se vytváří pozitivní tlak na kvalitu jejich práce,“ vysvětluje Čech.

Snadno dostupné komplexní informace evidované v systému poskytují důležité podklady pro plánování a nastavování interního fungování i možnost včasné a lepší reakce na změny způsobené externími prvky. „Využili jsme modul Document Management System, se kterým máme všechny dokumenty ihned po ruce. Tím se u nás zvýšila adaptace při zastupitelnosti, což je důležité pro každou firmu, která chce růst,“ vyzdvihuje Čech.

S QI se daren & curtis posunul dopředu také v rámci procesního řízení. Pokud dojde k reklamaci, agentura v systému jednoduše dohledá konkrétní zadání včetně všech termínů. „Naše komunikace s klienty se díky QI zlepšila, i proto je nyní reklamací méně. A pokud se nějaká objeví, můžeme snadno dohledat jednotlivé kroky, díky tomu chyby rychle odhalíme,“ říká Čech.

Efektivnější chod obchodního oddělení

Daren & curtis vede v QI celou agendu obchodního oddělení. Cenovou nabídku lze vytvořit na základě potřeb klienta. „Dopředu víme, kolik bude zakázka stát, lépe tak odhadneme naše budoucí příjmy,“ vysvětluje Čech. Pokud zákazník akceptuje cenovou nabídku, spustí se celý proces produkce: vytvoří se úkoly pro konkrétní pracovníky včetně termínů schůzek, vše se odráží přímo v obchodních případech.

QI dopomáhá i k včasné fakturaci, není tak ohroženo cash flow. „Z pohledu obchodního oddělení jde všechno díky automatizaci rychleji než před QI. V některých případech zakázku stihneme zrealizovat s 30% časovou úsporou. Toto vyčíslení může představovat i několik týdnů. Nezanedbatelným přínosem je také to, že naši zákazníci zkrácení doby dodání při zachování stejné kvality velmi oceňují,“ doplňuje Čech. Celé účetnictví, například evidence pohledávek a závazků, je navíc v souladu se slovenskou legislativou.

Díky evidenci všech dokumentů, jako například výkazy práce, vystavené objednávky, závazky i pohledávky, získává agentura přehled o ziskovosti, a to jak v celkovém kontextu, tak v rámci jednotlivých obchodních případů. „Každý, i ten nejmenší projekt máme pod kontrolou z pohledu profitability. Vždy víme, jak na tom aktuálně jsme,“ říká Čech. Podstatné je, že díky optimalizaci procesů je každá zakázka průměrně o 17,3 % výnosnější oproti období před implementací QI.

Podpora pro všechny pracovní pozice

Pozitivní změny s příchodem QI zaznamenaly všechny pracovní pozice, a to od asistentky až po majitele. Například Account Director získává přehled o aktivitách celého obchodního týmu, stavu každé zakázky nebo plnění KPI (Key Performance Indicators). Všechny tyto informace jsou on-line, tudíž aktuální. Creative Director ví o každém termínu a má přehled o vytíženosti svých podřízených. To vše v reálném čase. Pokud se nestíhá, může přeorganizovat práci tak, aby byl termín dodržen. Majitel má přehled o celé agentuře, a to i z pohledu čerpání kapacit do budoucna. Proto snadněji vyhodnotí, jakých projektů se firma může účastnit. „Řízení firmy prostřednictvím QI je super. Mám přehled z pohledu produkce, kapacit, budoucích výnosů i ziskovosti společnosti,“ shrnuje Čech.

V neposlední řadě QI zohledňuje specifika agendy reklamních agentur. „V našem odvětví se klade důraz na termíny a kvalitu. S QI a jeho plánovací plachtou stíháme vše ve vysoké kvalitě, data máme k dispozici také on-line. Proto kreativní pracovníci přesně vědí, co mají dělat, nechodí se zbytečně ptát na požadavky ani termíny. A naopak já se nemusím informovat, v jakém stavu se daný projekt aktuálně nachází,“ říká Čech a vypočítává, že díky operativnímu řízení a lepšímu plánování lidských zdrojů agentura ročně ušetří 24 000 €.

Další přínosy implementace QI

• Přehled o aktivitách celého týmu
• Efektivní plánování a čerpání kapacit lidských zdrojů
• Snadnější dodržování termínů
• Pozitivní pracovní motivace díky transparentnímu hodnocení
• Lepší a rychlejší adaptace na nenadálé situace (například v rámci zastupitelnosti)
• Účelné řešení reklamací
• Zrychlení provozu obchodního oddělení
• Zjednodušení a zpřehlednění všech obchodních procesů
• Rovnoměrné cash flow
• Spokojení zákazníci díky rychlejšímu dodání zakázek
• Účetnictví vedené v souladu s aktuální slovenskou legislativou
• Informace o výhledu tržeb
• Přehled o ziskovosti konkrétních obchodních případů i stavu každé zakázky
• Lepší organizace při řízení firmy