Přední český výrobce hotových pasterovaných jídel HELI FOOD FRESH (dále jen Heli) nabízí širokou škálu produktů. Přímo pod svou hlavičkou či privátní značkou dodává více než 100 druhů „hotovek“ nejen významným maloobchodním řetězcům v České republice i celé Evropě, ale také na paluby letadel.

Cíle projektu

Rozhodla znalost oboru i blízkost

S rozšiřováním sortimentu, potřebou lépe reagovat na změny a dosahovat svých cílů se Heli rozhodla přehodnotit stávající IT platformu. Dosavad totiž využívala hlavně účetní software, výrobu včetně řízení kvality a skladů vedla z papíru. „Cítili jsme, že zajištěním co nejvíce agend komplexním systémem dosáhneme efektivnější práce. Proto došlo na výběrové řízení,“ vzpomíná ředitel. Společnost v kooperaci s externím konzultantem sepsala třicetistránkový dokument, který popisoval očekávání, a oslovila dodavatele. Do výběrového řízení se přihlásili čtyři. „Potravinářství je velmi specifické. Záleželo tedy, co softwary v našem oboru skutečně umí. Za klíčovou považujeme dohledatelnost každé šarže. Dalším zásadním kritériem byla flexibilita dodavatele ve smyslu, aby zohlednil interní požadavky. Preferovali jsme využití základu systému s možností zákaznických úprav, a to i do budoucna. Proto vypadli velcí nadnárodní dodavatelé. Máme totiž dojem, že u nich bychom dostali řešení, kterému se musíme přizpůsobit. A v neposlední řadě hrála roli blízkost. Kdyby se pak cokoli stalo, chceme mít dodavatele poblíž, a ne třeba v Polsku,“ vypočítává Muroň a pokračuje, „když jsme se na všechny atributy podívali komplexně, vyšlo, že QI je pro nás velmi zajímavé. Proto ve výběrovém řízení zvítězilo, čehož nelitujeme ani nyní, vyhovuje nám totiž přístup v další péči.“ 

Z off-line do on-line

Jak již bylo zmíněno, původní systém pokrýval hlavně účetní agendu. Výroba a sklady se tak implementovaly doslova na zelené louce – veškeré procesy se z papíru kompletně přesunuly do elektronické podoby. „Nepřesedlali jsme ze starého auta na nové, ale rovnou z koně na auto. Byla to obrovská změna,“ zdůrazňuje ředitel. V tomto prostředí se implementační partner BM Servis osvědčil jako rádce i průvodce v jedné osobě a výrazně dopomohl k nastavení procesů. „Do té doby jsme měli data i postupy na papíře a jak je známo, ten snese všechno. Popis činností pro zavedení systému ale musí být jasný a úplný. V tomhle nás BM Servis hodně nasměroval. Pochopili jsme, kde se vyplatí uhnout, a kde nikoli,“ potvrzuje Muroň.

Vzhledem k rozsahu řešení společnost hojně komunikovala se zaměstnanci. „Původně v novém systému neviděli přínos. Vysvětlili jsme jim kontext a ukázali celý příběh s tím, že výsledkem budou snadno dostupné informace v on-line formě, což pozitivně ovlivní jak výrobní zakázky, tak třeba spotřebu surovin. Nakonec zaměstnanci důvody pochopili a přešli na naši stranu,“ popisuje ředitel a shrnuje, „implementaci QI hodnotím jako velký krok vpřed, který doslova znamenal přepnutí z off-line do on-line prostoru.“

Kvalita pod QI

Celá výroba začíná příznačně od zdrojů ve skladech. QI zde řídí posloupnost vydávání surovin dle jejich trvanlivosti. „Díky tomu lépe hospodaříme,“ vyzdvihuje ekonomický ředitel. Další automatizovanou částí výroby je řízení kvality s cílem zajištění úplné bezpečnosti vyrobených potravin. Heli disponuje mezinárodně uznávanou certifikací IFS Food, kterou vyžadují některé obchodní řetězce. „Jedná se o hodně specifický standard, každopádně nás ale posouvá o úroveň výš. Dodržování hlídáme on-line pomocí QI,“ vysvětluje Muroň. Například v momentě, kdy se zahajuje práce na stroji nebo lince, systém zaměstnance vyzve, aby vyplnil protokol a potvrdil, že skutečně splnil vše, co je z hlediska hygieny a kvality požadováno. Teprve potom může začít s prací. Podobně je tomu při ukončení operace či při změně vstupní suroviny (třeba alergeny nebo bio). V rámci kvality jsou také řízeny šarže meziproduktů, kdy se jejich interní trvanlivost počítá jen v hodinách. Zápis v QI pak dokládá, že byly dodrženy předpisy dle standardu.

Dohledatelnost šarže alfou i omegou

Nejen pro Heli, ale také celý potravinářský segment je stěžejní rychlá dohledatelnost informací o každé šarži (tedy identifikace výrobků, do kterých vstoupila určitá šarže suroviny, a naopak identifikace šarží surovin, které vstoupily do určitých výrobků). „Podle zákona na to máme čtyři hodiny od nahlášení. Spoléhali jsme na stohy papírů, takže nejen proto byla tato činnost pracná, adrenalinová a složitá,“ vzpomíná Muroň. Nyní je firma řízena z jediného systému, díky tomu se informace o šarži sdílejí skrz všechny procesy. „S QI máme propojená data, efektivně s nimi pracujeme napříč různými odděleními. Návoz surovin, jejich evidenci, výrobu, vyskladnění a zaúčtování máme pod on-line kontrolou. Navíc QI dohledatelnost zajišťuje oběma směry od konkrétní suroviny ke konečnému produktu a naopak. Toto je pro nás z hlediska rychlosti identifikace alfou a omegou. Na trhu jsme mnoho systémů s takovým záběrem nenašli,“ říká Muroň.

Díky komplexnosti řešení a řízenému sdílení dat se zlepšil přenos informací do výroby, což se pozitivně projevuje při zohledňování individuálních požadavků řetězců, kdy se totožný produkt upravuje dle jejich specifikace.  

Řízený výdej ze skladu

Expedice dříve probíhala „papírově“, to znamená, že informace se sepisovaly a předávaly výš až dodatečně, byly tak dostupné třeba další den. Nyní má Heli aktuální přehled s každým nahlédnutím do QI. „Již jednou jsem zmiňoval přepnutí z off-line do on-line prostředí. Platí to i zde. Zavedení komplexního systému nám přineslo zmenšení chybovosti, maximální dohled nad šaržemi výrobků s evidovanou trvanlivostí a usnadnění expedice do různých řetězců. Každý má totiž jinou akceptovatelnou trvanlivost produktu, proto zaměstnanci museli dopočítávat na obrovské tabuli s kalendářem, kam co dodat. Teď to za ně hlídá QI z terminálu automatické identifikace se současným zobrazením informací o objednávce i harmonogramem expedice,“ vysvětluje ředitel. 

Čerstvá data bez práce

Důležitou roli QI sehrává také při vyhodnocování obchodních aktivit. „S pomocí modulu Business Intelligence se zaměřujeme na přehled prodejů a naší profitability u konkrétních zákazníků. Pokud porovnám situaci před a po, shrnul bych to opět tak, že jsme se přepnuli z off-line do on-line,“ posuzuje Muroň. Dříve samotnému vyhodnocování předcházela řada aktivit včetně zdlouhavého přepisování informací. Pracně získaný výsledek ale mohl ovlivnit i obyčejný dobropis. „Řada činností se pak musela udělat znovu. Nyní máme čerstvá data v každém okamžiku. Účetní doklady zaúčtuje, výsledky vidíme na jedno kliknutí. Hlavním přínosem je tedy aktuálnost a fakt, že přehledy máme k dispozici takřka bez práce,“ říká ředitel a vyzdvihuje, „firmu již neřídíme intuitivně, ale na základě reálných a aktuálních informací. Konkrétně se to týká třeba hospodaření se surovinami. Vidíme jejich odběr, na tomto základě pak objednáváme na míru. Přesnější jsme i v ostatních procesech,“ doplňuje Muroň.  

Prostor pro další rozvoj

Zavedení QI významně ovlivnilo evidenci a zpracování docházky zaměstnanců. Původně informace plynuly přes papírový sešit do mzdové účtárny. „Teď je to úplně nový svět. Vše kompletně běží přes čipy přímo do systému, což pro nás znamená jednoznačné zrychlení a usnadnění práce nejen pro mzdovou účetní. Pomáhá jí i to, že na stejném místě vidí informace o neschopenkách,“ popisuje Muroň a dodává, že s podporou QI v Heli počítají také do budoucna, „máme nachystaný základ, cesta je otevřená. Už teď tušíme, kam můžeme s QI kráčet a jak s jeho pomocí zvýšit efektivitu.“ 

Klíčové přínosy QI:

• Lepší hospodaření se vstupními surovinami při výdeji ze skladu
•  Zajištění norem a předpisů dle standardu IFS Food
•  Informace o šarži v každém procesu
•  Vyhledávání pohybů jakékoli šarže oběma směry: od konkrétní suroviny ke konečnému produktu a naopak
•  Snazší spolupráce s obchodními řetězci díky lepším reakcím na jejich požadavky včetně komunikace pomocí EDI
•  Zpřesnění harmonogramu expedice a aktuální přehled o celém procesu
•  Zmenšení chybovosti při výdeji ze skladu
•  Aktuální ekonomické výsledky na jedno kliknutí
•  Řízení firmy s reálnými a aktuálními informacemi
•  Objednávání surovin dle skutečných potřeb
•  Jednoznačné zrychlení a usnadnění práce v celé mzdové agendě