Již více než 20 let se KLARTEC zabývá výrobou prefabrikovaných betonových produktů a techniky pro podporu životního prostředí. Protože do inovace technologií i rozvoje vkládá velké množství energie, lze společnost považovat ze silného hráče na poli ekologie v rámci Slovenské i České republiky. Její pobočky najdete v Trnavě a Brně.

Cíle projektu

Hlavní přínosy implementace QI

• Redukce času o 15 % denně napříč celou firmou
• Úspora nákladů téměř 1 500 000 Kč ročně díky organizaci řešení dopravy

Portfolio produktů de facto vyrostlo z podzemí až na povrch. KLARTEC začínal s výrobou odlučovačů ropných látek a lapačů tuků. Nabízí i retenční, požární či akumulační nádrže a přečerpávací stanice, posléze přidal zámkovou dlažbu a kanalizační skruže. Ke všem výrobkům poskytuje kompletní servis, tedy dopravu, montáž, údržbu, školení i certifikace. KLARTEC se věnuje infrastrukturním stavbám, například dálnicím, také participoval na mostu Apollo a letišti v Bratislavě nebo brněnském Masarykově onkologickém ústavu.

Zapůsobily reference i komplexnost

Původně využívaný software nezahrnoval kompletní agendu společnosti – pokrýval pouze účetnictví a sklady. To se ukázalo jako nedostačující. „Chtěli jsme, aby nový systém podporoval i výrobu a komplexně nás zastřešil,“ vzpomíná jednatel společnosti Mgr. Martin Karlubík.

Proto KLARTEC oslovil tři dodavatele informačních systémů. Pán Karlubík dále popisuje, proč zvítězilo právě QI: „Implementační partner JRM Slovakia nabízel jeden z nejlepších servisů. Navíc jsme se mohli dopředu podívat do dema, věděli jsme tak, do čeho jdeme. Roli sehrály i reference, QI je mělo nejlepší, a komplexnost, konkurence nabízela jen oddělené funkce.“

Zavedení systému cíle splnilo

Implementace byla pro KLARTEC nová zkušenost. „Nikdy jsme změny v systému řízení nerealizovali. Moje představy byly takové, že dojede firma, nainstaluje software a my ho začneme co nejdříve používat,“ říká Martin Karlubík a popisuje realitu: „Byl jsem překvapený, kolik je s tím práce. Vše jsme se učili za pochodu. Došlo i k revizi procesů – některé jsme začali používat jinak.“

Implementace své cíle splnila: společnost získala přehled o výrobních tocích a obchodních případech. „Stalo se tak i díky JRM Slovakia: všechny požadavky byly promptně řešené a stejně to funguje do dnešních dní. Pokud potřebuji něco rozšířit nebo cokoliv jiného, implementační partner mě vždy podpoří,“ vysvětluje jednatel.

Informační propojení firmy

QI po implementaci řídí celý KLARTEC. Data z obchodu jsou podkladem pro fungování dalších oddělení. Objednávky zaměstnanci snadno vytvoří v systému, informace z nich se pak jedním klikem přetaví do smluv, dodacích listů, faktur i výroby, kde přesné specifikace produktů slouží k řízení jednotlivých zakázek. „Nižší instance, jako například mistři, v QI vidí všechny informace potřebné k realizaci konkrétních produktů. Mohou podle toho zadávat výrobu a plánovat vytížení strojů, toto nám ušetří napříč firmou v průměru 15 % času denně v porovnání s dobou před zavedením QI,“ upřesňuje pán Karlubík.

Snadné je i hlídání materiálu. „Získáváme plány a statistiky. Vedoucí výroby si jednoduše vytvoří rozpady zakázek. Mají tak přehled – díky tomu i do budoucna odhadnou, jaký potřebujeme materiál. Toto bychom bez QI nezvládli,“ říká Martin Karlubík.

QI zajišťuje komplexnost dodávky, rovnou na výrobu navazuje evidence montáží. „V minulosti jsme používali Excel a papíry, neuměli jsme dodávku efektivně propojit. Nyní pod jednou střechou můžeme k zakázkám přiřazovat také servis, školení, dopravu a certifikaci,“ doplňuje Karlubík.

Denní 47% úspora času

Výraznou pomoc QI přináší při řešení dopravy, která je další stěžejní agendou: do KLARTECu jezdí několik kamionů denně. „Kdysi jsme veškerou komunikaci okolo transportu řešili prostřednictvím e-mailů – na ty jsme ale občas zapomínali, chyběla kontinuita. Obchodní oddělení objednalo dopravu pro konkrétní zakázku, na to pak navazovala práce dalších zaměstnanců, kteří expedovali nebo připravovali zařazení dovezených materiálů. Kvůli roztříštěnosti komunikace a omylům byl čas těchto lidí opakovaně využíván zbytečně. Nyní vše zadáváme do QI, informovanost je diametrálně odlišná, odpadla chybovost,“ pochvaluje si jednatel společnosti a dodává: „Snižuje to chaos i komunikační šumy, a hlavně ve formě ušetřeného času také náklady, denně je to konkrétně 20 % v expedici, 7 % u obchodníků a na výrobě 20 % díky eliminaci zbytečných přesunů materiálů. Některé věci jsou však nevyčíslitelné, například méně stresových faktorů.“ Celková časová úspora za organizaci dopravy je 16 hodin denně, což představuje téměř 1 500 000 Kč ročně.

Zakázky pod dohledem

KLARTEC sestává ze tří divizí, každou zastupuje jiný tým. Obchodní případy ale mnohdy prochází napříč všemi odděleními. Proto byl dříve problém udržet přehled o zakázkách. „Se zavedením QI máme pravidlo, jak každou evidovat. Zaměstnanec si ji pak v systému jednoduše najde. K dispozici získá všechny potřebné informace, jako například předmět zakázky a další naplánované schůzky. Sdílíme tedy efektivně, je to velmi synergické,“ říká Martin Karlubík. Dohledatelnost zajišťuje velmi silné filtrování, a to podle nejrůznějších kritérií. „Pochvalují si ho všichni zaměstnanci. Toto dříve nebylo možné,“ hodnotí Karlubík. Přínosy dosažené datovou propojeností a snadným dohledáváním jsou eliminace zmatků, času i zbytečné komunikace. „Vždy víme, na koho se obrátit, je totiž jasné, kdo informaci zadal. Velmi dobře vidíme nejen návaznosti, ale i finanční stránku zakázky. Hned můžeme s firmou jednat, co má platit,“ vyzdvihuje jednatel společnosti.

Systém pomáhá také při vyhodnocování. „Nechali jsme si do QI doimplementovat sestavu, která mi pomáhá porovnávat aktivity obchodníků. Přináší mi to přehled o firmě,“ popisuje pán Karlubík a dodává, že drobnou výtku má k projektům: „Výhoda je, že dokážu velmi dobře sledovat náklady, protože všechny faktury lze evidovat v QI. Toto funguje stoprocentně. Bohužel samotné plánování budoucích věcí je z mého pohledu těžkopádné.“

Další přínosy řešení v QI

• Záruka návaznosti dat od objednávky, smlouvy, výrobní zakázky až po další přidružené služby
• Přehled o kapacitách materiálu
• Dohled nad komplexností dodávky
• Lepší součinnost jednotlivých divizí
• Eliminace chybovosti, stresu, chaosu i komunikačních šumů při agendě dopravy
• Snadná práce s informacemi i jejich synergické a efektivní sdílení
• Přehled o zakázkách a jejich snadná dohledatelnost
• Komplexní pohled na firmu (také z hlediska nákladů) a jednoduché vyhodnocování