Značka PKV je na trhu od roku 2010 a své stavebně-projekční směřování postupně zaměřila na energetiku s důrazem na budovy, technologie a lidské chování. V roce 2015 se začala soustředit na smart technologie a jejich reálné využívání.

Cíle projektu

Hlavní přínosy implementace QI

• Úspora 30 000 000 Kč díky evidenci objektů v QI
• 100% úspora času u většiny procesů, například při zakládání zakázek
• Přehled o každém obchodním případu
• Hromadné vyhodnocování zakázek za celou společnost
• Propojení manažerských úrovní
• Efektivní správa majetku

PKV má pestrou škálu zákazníků. Služby této brněnské společnosti využívají nejen obce, majitelé domů nebo bytová družstva, ale také velké společnosti jako Skanska, E.ON, Strabag, Baťa nebo MONETA Money Bank, které PKV provedla energetický audit. „Zajímají nás budovy. Zajišťujeme například energetické audity, designujeme, projektujeme i realizujeme úsporná opatření a jsme součástí projektu smart city,“ popisuje blíže pole působnosti PKV jednatel Ing. Jiří Pech.

Implementací k efektivně nastaveným procesům

V PKV původně používali pouze Excel, přemýšleli i o pořízení účetního systému. „Po prozkoumání trhu jsme zjistili, že nám možnosti dostupných účetních softwarů nestačí. Proto k zavedení nedošlo,“ vzpomíná Pech. Za svou stěžejní konkurenční výhodu společnost považuje efektivně nastavené procesy. Aby mohla v tomto trendu nejen pokračovat, ale také růst, rozhodla se vypsat výběrové řízení na nový informační systém. „Procesy řešíme tak, aby byly účinné. Trvalým cílem je optimalizace práce, tedy získat ze stejného množství lidí větší výkon. Zaměstnance pak můžeme lépe zaplatit a více motivovat. Proto jsme potřebovali systém, který nám umožňuje měřit a řídit naše podnikání,“ vzpomíná Pech. Dalším důvodem byl požadavek řídit celou společnost z jednoho softwaru a sjednotit všechny výstupy. Výběrového řízení se účastnilo pět výrobců informačních systémů. QI zvítězilo díky své přizpůsobitelnosti – PKV ocenilo možnost upravit všechny nabízené procesy na míru svým požadavkům.

Zavádění systému předcházela zevrubná komunikace s implementačním partnerem společností it2b. „Spoustu hodin jsme diskutovali a kreslili, co děláme, jak to děláme a co chceme. V této návaznosti jsme se podrobně obeznámili s oblastmi, kde bylo potřeba vsadit na zakázkové úpravy,“ dodává Pech. Implementace probíhala za plného provozu a de facto nikdy neskončila: úpravy pokračují kontinuálně, rozšiřuje se množství uživatelů a stávající funkcionality se ohýbají tak, aby je PKV mohlo vytěžit na maximum. Jedná se hlavně o projekty a obchodní případy. „Jsme velmi spokojeni s přístupem implementačního partnera. Vyhovovalo nám standardní řešení QI, společnost it2b ale i nadále hledala nové možnosti a vylepšení formou zakázkových úprav. Proto jsme spolupráci posunuli až na kompletní správu hardwaru,“ doplňuje Pech.

Kvalitně i s velkým objemem zakázek

Po implementaci QI v PKV propojuje oblast projektů, obchodu a ekonomiky včetně účetnictví. „Nejdůležitější je kázeň uživatelů při zadávání dat – pokud se údaje v systému evidují správně, je QI obrovský nástroj na vyhodnocování. Získáváme s ním přesná a aktuální data. Důležité je, že takto můžeme pracovat i s velkým objemem informací. V systému vedeme téměř 30 000 obchodních případů, přidaná hodnota je obrovská. Také mi vyhovuje, že v QI je možné každý údaj rozpadnout do detailu,“ říká Pech. Formuláře jsou přizpůsobené podle uživatelských rolí. Zaměstnanci prostřednictvím adekvátního nastavení přístupových práv vidí pouze informace, které potřebují. Komfortní je i to, že mohou s QI pracovat kdekoliv, například z domu.

QI sdílí data napříč celou firmou, díky tomu propojuje manažerské úrovně. „Čerpáme a vycházíme ze stejných informací, výsledkem je sblížení manažerského týmu. Klíčovou vlastností QI je možnost modelovat i realizovat procesy přesně dle našich představ. Adekvátně nastavené procesy nám totiž pomáhají zpracovat větší množství zakázek při zachování stejné kvality. QI nám také umožňuje evidovat náklady, efektivně úkolovat lidi a hodnotit techniky – získáváme tak významnou zpětnou vazbu,“ doplňuje Pech. Přínosem je zmenšení objemu zaměstnanecké komunikace na obecná témata. „Zvykli si hledat informace přímo v systému, nemusí se chodit ptát, což šetří čas,“ upřesňuje Pech.

Úspora 30 000 hodin díky QI

U některých procesů šetří QI i 100 % času. PKV má šablony na velkou část procesů nebo jejich dílčí části. V těchto případech výrazně pomohly zakázkové úpravy – například při zakládání zakázek. QI je generuje automaticky a položky ihned nahrává do databáze partnerů. Další zákaznickou úpravou je podpořena práce se zakázkami. „QI je vyhodnocuje najednou. Navíc máme každou zakázku pod kontrolou: víme, zda ji právě měříme, nebo je u auditora, či probíhá fakturace. Její stav se mění dle toho, jaký doklad v QI vystavíme, 100% časová úspora se tak promítá do změny stavu akce. Automaticky se aktualizují i další údaje – pokud u příslušné akce změním například datum, propíše se do souvisejících formulářů a dokladů napříč celým systémem,“ říká Pech.

PKV realizovala měření u cca 20 000 domů. „Od dob, co máme QI, ušetříme na každém objektu přibližně 1,5 hodiny času, což je celkem 30 000 hodin. Dalo by se říct, že od implementace jsme dosáhli úspory 30 000 000 Kč, jedná se o 15–20 % z našeho obratu,“ vypočítává Pech. QI přispívá i ke snižování chybovosti. „Vedeme v něm podrobné informace o každé budově. Pokud realizujeme velkou zakázku se 100 domy, je přesný záznam každé adresy stěžejní. Případná návštěva špatného objektu by našim technikům výrazně ubírala čas,“ doplňuje Pech.

V PKV ubývají zaměstnanci, kteří QI nepotřebují. „Došli jsme k tomu, že QI nyní používá i tiskař, to proto, aby měl přehled o zakázkách a věděl, co má tisknout,“ upřesňuje Pech. PKV využívá QI na běžné záležitosti denní potřeby, jako jsou evidence telefonních seznamů, lékařských prohlídek, pracovněprávních vztahů a majetku. „Díky QI s ním můžeme efektivně pracovat pomocí čárových kódů. Inventura je mnohem jednodušší,“ dodává Pech.