Společnost TMETAL vyrábí ocelové konstrukce více než 25 let. Zároveň poskytuje komplexní služby včetně statických výpočtů, dopravy i montáží. Její produkty nachází zastoupení v energetice, chemickém, těžebním a zpracovatelském průmyslu, také slouží jako objekty občanské vybavenosti.

Cíle projektu

Z původní malé výroby pro lokální odběratele vyrostl TMETAL ve firmu, která dnes 90 % zakázek exportuje. Proto na stavby z konstrukcí z Fryčovic můžete narazit doslova po celém světě, například jde o pěší most na vídeňském letišti, skydiving arénu v Belgii, elektrárny v Ománu i Jordánsku nebo petrochemické závody společnosti Shell v Pensylvánii.

Příkladem růstu TMETALu je zvětšující se rozloha jeho výrobních a skladových prostor: oproti původnímu stavu s jednou výrobní halou o velikosti 800 m² dnes disponuje krytou zajeřábovanou plochou o rozloze cca 6 000 m² zabírajících pět hal. V roce 2020 dokončuje vlastní výstavbu a montáž šesté. Vzrostl i objem zaměstnanců – ze 70 na 160. Vizí společnosti je zvýšit export do Německa a Rakouska. „Na těchto trzích získáváme zatím malé procento zakázek, takže jsou zde velké příležitosti pro náš rozvoj,“ říká správce informačního systému Karel Madeja.

Hledá se ucelené řešení

TMETAL původně používal pouze ekonomický software, další evidence vedl v Excelu. Se skokově rostoucím množstvím zakázek a počtem vlastních zaměstnanců však přestávalo původní řešení dostačovat. Komplikovaně se zjišťoval nejen stav obchodních případů, ale také výroby, kterou bylo možné řídit jen s obtížemi. Opakovaně docházelo k nežádoucímu přepisování informací, každé oddělení totiž vedlo svou agendu samostatně. TMETAL proto začal hledat ucelené řešení, které by zastřešilo firmu a dokázalo zajistit bezchybné a efektivní sdílení dat.

Do výběrového řízení se přihlásilo sedm účastníků. QI zaujalo svou komplexností: rozsah funkčností dokázal pokrýt všechny požadavky. TMETAL oslovila i možnost jednoduché realizace zakázkových úprav, která byla v původním softwaru velmi komplikovaná. Elasticita QI naopak zaručovala možnost rozšíření a změn do budoucna při rozvoji firmy. V neposlední řadě zapůsobila i jednoduchost při růstu počtu licencí pro nové pracovníky.

Čtyři fáze implementace

Jako většina firem i TMETAL od implementace očekával zvýšení úrovně řízení vlastních procesů a zlepšení práce včetně kvalitnějších informací o fungování firmy. Při konzultacích se upřesnily další cíle, šlo o efektivnější vedení obchodních případů s návazností na další procesy, kvalitnější řízení výroby a skladů. Zavádění QI probíhalo ve čtyřech etapách. Začínalo se výrobou, kde se řešilo on-line vykazování operací ve vztahu k docházce. Ve druhé vlně se implementovalo vše kolem ekonomické oblasti, tedy finance, personalistika, mzdy i majetek. Ve třetí etapě přišlo na řadu oceňování produktů dle skutečných nákladů a vyhodnocení výroby včetně výpočtů hodnoty nedokončené výroby. Jako poslední se řešila dohledatelnost atestové dokumentace pro jednotlivé díly tak, aby se daly snadno najít materiály, ze kterých je konstrukce vyrobená.

QI součástí každého procesu

V podstatě všechny procesy v rámci TMETALu se sbíhají v QI. „Týká se všeho a všech, i zaměstnanců na dílně, kteří jím odvádí výrobu,“ shrnuje Madeja. V souladu s cíli implementace, které byly splněny bez výjimky, je pod dohledem celý průchod zakázky firmou od zpracování projektové dokumentace po technickou přípravu, na kterou je procesně navázáno i řízení a sledování výroby s vykazováním operací a skladovou evidencí. Výsledkem je ocenění produktů dle skutečných nákladů. „Můžeme nejen vyhodnotit dosažené marže, ale i přesněji stanovovat budoucí prodejní kalkulace. Díky komplexní evidenci je dostupný také reálný stav cash flow,“ vysvětluje Madeja a dodává, že s nasazením QI v ekonomické oblasti doslova proběhla revoluce: „Dříve bylo možné dostat se k výsledkům jen při ročních uzávěrkách. Dnes s QI je reálný finanční obraz čitelný každý den.“

Jednotná data i styl práce

Komplexnost systému je důležitá nejen pro ekonomický pohled, ale také jako celková podpora fungování společnosti: „Poskytujeme komplexní služby, a to od projektování, tvorby konstrukce až po statické výpočty pro dané objekty, mnohdy zajišťujeme i zámořskou dopravu a montáž,“ popisuje Madeja. Pokrytí takovéhoto rozsahu služeb a zajištění jejich návaznosti je možné právě díky zmíněné komplexnosti QI: prochází celou firmou a týká se v podstatě všech dat, která se díky tomu nikdy nedublují. Systém zajišťuje jak jejich čistotu a aktuálnost, tak dostupnost a spolehlivost. „Mám možnost srovnání z předchozích zaměstnání a rozhodně nejsem příznivcem spojování různých softwarů. Obvykle z toho pak vyjde paskvil, na který se musí vytvořit nástavba, aby to vůbec fungovalo. Bolestí všech firem, které všestranný systém nepoužívají, je styl práce. Jeden zaměstnanec si ukládá výsledky po řádcích, další po sloupcích – vše se pak hůře vyhodnocuje a vzrůstá chybovost. To se v komplexním systému stát nemůže. Informace jsou přehledné a na jednom místě. Navíc je snadnější definovat práci tak, aby ji všichni vykonávali stejným způsobem,“ říká Madeja.

Další výhodou je jednoduchá administrace. „Upravovat přístupová práva a nastavení je pro mě snadné, QI je na to uzpůsobené. Přístupy mohu vyhodnocovat, snadno zjistím i poslední zásahy a vstupy uživatelů. To je za mě jednoznačný přínos,“ vyzdvihuje Madeja. Z pohledu správce systému se komplexnost QI pozitivně projevila i při epidemii covidu-19: „Používání jednotného zdroje dat mi pomohlo pro naši společnost jednoduše nastavit práci v režimu home office. Zaměstnanci v QI bez problémů najdou až 80 % informací, nemusí proto s otázkami vytěžovat ostatní a ztrácet tak čas.“

Atestová dokumentace pod dohledem

Těžištěm využití QI zůstává výroba, kde ho doplňují specializované softwary. „Velká výhoda je snadná propojitelnost. Vše na sebe navazuje, data lze do QI jednoduše přenést a následně s tím pracovat. Informace se nedublují a my máme větší přehled,“ popisuje Madeja.

Pro TMETAL je klíčová agenda okolo atestové dokumentace. Ke každému dílci je nutné doložit rodokmen všech jeho součástí. „Jde o parametr, bez kterého se nemůžeme účastnit žádného výběrového řízení. Před QI bylo potřeba na toto vyčlenit jedno celé pracovní místo: zaměstnanec musel vytvořit kompletní seznam materiálů, informace ručně dohledával v excelových tabulkách nebo šanonech. Při dnešní velikosti zakázek v řádu 200–300 tun je již nereálné toto dělat bez QI. Navíc ruční zpracování dříve vykazovalo chybovost okolo 50 %. S QI je to jiné: pokud na začátku koupím materiál a připojím k němu atesty, na konci výroby si k zakázce vyexportuji celou dokumentaci pro jednotlivé dílce ve formátu PDF. Vše pak lze snadno dohledat. Výrazně to snižuje administrativu,“ dodává správce.

Bez zbytečné administrativy

K dalšímu výraznému snížení administrativy dochází v oblasti technické přípravy výroby, kde je většina procesů řešena pomocí workflow. Jde například o přijaté a poskytnuté plnění – doklady se schvalují elektronicky přímo v QI. Žádné údaje se nemusí přepisovat, dokumenty se netisknou a následně nepřenáší mezi kancelářemi. Snížení „turistiky“ mezi odděleními TMETAL zaznamenal také při zjišťování informací o aktuálním stavu výroby. „Než se pořídilo QI, projektový manažer musel jít vždy na dílnu a aktuální stav zjišťovat u mistra. Nebyla jiná šance, jak informace získat. Dnes je snadné najít v systému kompletní údaje o zakázce, třeba v jakém stavu realizace se nachází, jak jsme na tom s plněním termínů a tak dále. V tom vidím velký přínos. Lepší přehled je i o kooperacích. Například máme vždy informaci, kde se výrobek nachází,“ porovnává Madeja.

Osvědčilo se i napojení výroby na docházku. „Abychom zamezili nepřesnostem a nepřiřazovaly se vícenáklady, provádíme kontrolu fondu pracovní doby v docházce versus vykázané operace. Odpracované hodiny se oceňují a promítají do ceny produktů. Výrobní kalkulace jsou pak přesné,“ uzavírá Madeja. Závěrem je třeba říct, že QI velmi podpořilo rozvoj TMETALu z malé firmy do dnešní podoby.

Klíčové přínosy řešení v QI:

• Informace dostupné z jednoho místa
• Přehled o stavu obchodních případů
• Ocenění produktů dle skutečných nákladů
• Efektivnější vyhodnocování marží
• Zpřesnění kalkulací
• Vždy aktuální a dostupný přehled o finančním stavu firmy a cash flow
• Zajištění návaznosti jednotlivých procesů
• Aktuální a reálné informace o celé společnosti
• Snadná administrace přístupových práv
• Bezproblémový přechod celé firmy do režimu home office
• Časová úspora při získávání informací
• Snadná propojitelnost se specializovanými softwary
• Přehled o výrobě přímo ze systému a její efektivnější řízení
• Přesné stanovení hodnot nedokončené výroby
• Usnadnění tvorby atestové dokumentace a eliminace chybovosti v této agendě o 50 %
• Úspora pracovního místa při zpracovávání atestů
• Snížení administrativy v běžných procesech
• Přehledné řízení kooperací včetně informací o stavu jejich realizací
• Přesné údaje o docházce zaměstnanců v kontextu odvedené výroby
• Uzpůsobení podmínek pro rozvoj společnosti