Díky dodávkám dílů společnosti VMV produkují výrobní linky po celém světě nejen léky a kontaktní čočky, ale i pneumatiky nebo plastové láhve a dózy s využitím v potravinářství či kosmetice. Tato jihlavská firma, která se zabývá kusovou a malosériovou výrobou, exportuje 95 % zakázek. Od svého vzniku v roce 1991 se specializuje na obrábění. VMV má široký záběr, dokáže se přizpůsobit různorodým zakázkám: nehraje roli, zda se jedná pouze o drobné díly v počtu několika kusů či komplexní díly v ucelených sadách a dávkách.

Cíle projektu

Hlavní přínosy implementace QI

• V roce 2017 zaznamenán největší objem práce v historii firmy
• O 3 000 000 Kč ročně vzrostla produkce po zavedení QI
• Cca 800 druhů položek vyrábí VMV měsíčně díky QI
• 27 000 různých výrobků vedeno v evidenci QI
• 2 000 listů papíru ušetřeno měsíčně
• Do 15 minut po dvoutýdenní dovolené přehled o firmě

Zapůsobila hlavně modularita

Po dobu 15 let VMV využívalo software, který byl primárně zaměřen na výrobu. Proto chyběly některé funkce v dalších agendách. „Původní systém byl ve svém rozsahu chudý. Zajišťoval sice i účetnictví nebo obchod, vše ale bylo zastaralé a neúplné,“ popisuje minulost dispečer výroby Luděk Švarc, který je zároveň zodpovědný za příjem drobných zakázek. Kvůli výše uvedeným důvodům VMV vypsalo výběrové řízení, zúčastnilo se ho 10 výrobců informačních systémů. QI zvítězilo. „Zapůsobila na nás jeho modularita i možnost úpravy všech funkčností na míru. V neposlední řadě nám vyhovovalo, že náš implementační partner sídlí doslova v sousedství,“ říká Daniel Vopálenský, jednatel společnosti, vedoucí výroby a finančního oddělení.

Zakázkové úpravy na míru procesům

Průběh implementace byl náročný. „Chvíli jsme žili v chaosu, pak jsme se ale dostali k tomu, co bylo potřeba, a vše se začalo zlepšovat,“ naráží Vopálenský na četnost zakázkových úprav. Ty se dotkly většiny procesů od příjmu objednávky, jejího zpracování, tvorby technologického postupu, rozplánování na jednotlivá pracoviště, kapacitního plánování, nákupu i dělení materiálu až po výrobu a expedici. Dodatečně se zapracovávala aplikace Normativy pro vytváření technologických postupů: tento nástroj u každého produktu definuje vyžadovanou přípravu a celkový čas celé jeho výroby. Díky tomu je možné předem přesně kalkulovat náklady a posléze celý proces vyhodnotit.

Dalším cílem implementace bylo obsáhnout docházkovou agendu informačním systémem a vše napojit na účtárnu. „Chtěli jsme, aby byla vidět výkonnost zaměstnanců, proto byly do dílen zavedeny odváděcí terminály. Jejich prostřednictvím se pracovníci identifikují čipem. Vše je napojeno na informační systém,“ popisuje Vopálenský. Zároveň dodává, že QI většinu cílů implementace splnilo. „Najdou se ještě věci, které nejsou úplně doladěné. Výsledek se ale dostavil. I díky QI jsme schopni našemu zákazníkovi dodat to, co si představuje,“ dodává Vopálenský.

Propojení agend jako klíčový atribut

Zavedení QI významně ovlivnilo plynulost výroby. VMV zvládá se stejným počtem zaměstnanců a totožnými technologiemi více práce oproti původnímu stavu. V roce 2017 zaznamenalo nárůst objemu výroby, a to o 5,4 %, tedy 3 000 000 Kč. Tyto příznivé výsledky ovlivnil například přehled o procesech. „Zaměstnanci i vedení během chvíle dostanou prostřednictvím QI přesně takové informace, které potřebují,“ říká Vopálenský. K ucelenému přehledu dopomáhají odváděcí terminály. „Celá výroba je on-line. V QI tak vidím stav, který je skutečně aktuální a reálný. Dříve bylo vše závislé na vedení dílny, které údaje zadávalo ručně do počítačů. Díky terminálům jim ubylo práce,“ popisuje Švarc. Významný benefit dále spatřuje v úspoře práce spojené s řízením výroby. „Vyčíslil bych ji 25 %. Když jsme v minulosti uzavírali operace, strávili jsme na tom dvě hodiny denně v pěti lidech, nyní jsme čtyři a celý proces zabere několik minut.“

VMV v QI eviduje přes 27 000 různých výrobků, u každého je uložen aktuální technický výkres. Na tuto agendu jsou navázány i obchodní případy – vše je propojené a dostupné ze systému. „Pokud si u konkrétní zakázky potřebuji ověřit výkres, kooperaci nebo objednávku, dostanu se ke všemu rychle, a navíc z jednoho místa. Vnímám to jako důležitý přínos,“ říká Vopálenský.

Expedice i kooperace pod kontrolou

VMV svým zákazníkům dodává zboží přesně na termín. „Je to jedna z nejzákladnějších věcí, neexistuje žádné plus minus. Mnohdy výrobky nesmíme doručit ani předem,“ zdůrazňuje Vopálenský. I tady pomáhá QI, které hlídá termín dodání v kombinaci s výrobním procesem. Při expedici a příjmu materiálu bere ohled na svátky a dovolené. „S QI jsme zaznamenali posun, protože se vyrábí to, co je skutečně potřeba, a ne to, o čem má někdo dojem, že by se dělat mělo,“ říká Vopálenský.

Také výrobní kooperace VMV řeší prostřednictvím QI. „Před implementací to bylo podstatně složitější, data nebyla správná. Nyní vše sedí. Je to díky napojení na účtárnu – získáváme aktuální výstupy, proto dokážeme lépe a efektivněji vyhodnocovat obchodní případy. Nejen na tomto příkladu se dobře projevuje vlastnost QI, kterou jsme již při výběrovém řízení ohodnotili jako klíčovou, jedná se o propojenost,“ doplňuje Vopálenský.

Digitalizovaná data přináší komfort

QI pomáhá i v rámci obchodního oddělení, které v něm eviduje maximum informací. „Dříve jsme ceníky vedli na dvou místech, v excelové databázi a původním informačním systému, nyní máme údaje sjednocené v QI. Ukládáme si i informace z jednání se zákazníky, což nám přináší větší komfort při zpracovávání nabídek a objednávek. Opět jde o návaznost informací,“ informuje jednatel společnosti a vedoucí obchodního oddělení Ing. Petr Maschita.

S přesunem dat do QI souvisí i další úspora: obchodní oddělení s nadsázkou řečeno nepoužívá papír. „Měsíčně jsme zredukovali tisk o 2 000 stránek formátu A4. Postupně se do QI snažíme převádět i zbývající agendy,“ říká Maschita. Zároveň dodává, že obrovským přínosem je možnost vzdáleného přístupu do systému: „Zúčastňujeme se veletrhů v zahraničí, zákazníci přitom prakticky nepoznají, že je celé obchodní oddělení mimo firmu.“

Úspora dvou pracovních míst

Mezi další oblasti, které QI podporuje, patří personální agenda. Docházková data se z velké části vyhodnocují automaticky, a to v souvislosti s již zmiňovanými terminály v dílně, které zaznamenávají výkonnost zaměstnanců. „Ihned vidím, kolik práce odvedli v porovnání s docházkou. Dříve jsem vše musel zpracovávat bokem v Excelu, trvalo to půl dne. Nyní mám vyhodnocení hotové za půl hodiny,“ vypočítává Vopálenský. V návaznosti na zmiňovaná data jsou v QI taktéž zpracovávány mzdy. Nejen toto přineslo úsporu práce vyčíslenou úbytkem dvou míst v administrativě.

Z pohledu jednatele Vopálenský zmiňuje další výhodu: „Kdybych s firmou nebyl dva týdny v kontaktu, do 15 minut dokážu zjistit, jak si stojí. V QI vždy najdu aktuální čísla uspořádaná pro přehledné čtení. Toto dříve možné nebylo.“

Nyní QI v rámci VMV funguje v ostrém provozu přibližně rok a půl. Vopálenský proto připouští, že do budoucna ho bude společnost využívat ještě efektivněji. „Systém nemáme prozkoumaný celý. Proto cítím další možnosti pro širší využití.“

Další přínosy implementace QI

• Přesné stanovení nákladů na produkt a vyhodnocení výroby
• Plynulejší výroba a nárůst jejího objemu o 5,4 %
• Aktuální a reálný stav výroby vždy k dispozici
• 25% úspora práce při řízení výroby
• Vždy dostupná a aktuální technická dokumentace
• Informace o obchodních případech rychle a souhrnně
• Výrobek i termín jeho dodání přesně podle pokynů zákazníka
• Podpora při řízení výrobních kooperací
• Větší komfort při zpracovávání nabídek i objednávek
• Vyhodnocení výkonnosti zaměstnanců za 30 minut namísto původních několika hodin
• Úspora práce vyčíslená úbytkem dvou zaměstnanců