Vodovody a kanalizace Vyškov patří ke středně velkým vodohospodářským firmám. Společnost spravuje přibližně 623 kilometrů vodovodních i 305 kilometrů kanalizačních sítí, 12 čistíren odpadních vod a 5 úpraven vod.

Cíle projektu

Přínosy v číslech

• 110 000 odečtů vodoměrů s QI Mobile
• 200 000 Kč roční úspory díky optimálnímu vytížení zaměstnanců
• 60% snížení skladových zásob (o více jak 2 500 000 Kč)
• 1 000 000 Kč ročně za ušetřený čas při skladových procesech
• 85% zkrácení ročních inventarizací oproti původnímu času
• 60 000 Kč ročně díky plné automatizaci při schvalování skladových výdejek
• 140 pořadačů nemusí být v archivu

QI zvítězilo díky flexibiltě

V 90. letech se VaK Vyškov, stejně jako jiné podniky z oboru vodovodů a kanalizací, musel vypořádat s rostoucími nároky na řízení ekonomicko-obchodních procesů. Postupně vznikající požadavky nejprve řešil nákupem aplikací od několika dodavatelů. Po čase se ale objevily zásadní nedostatky, které společnost přivedly k myšlence na pořízení jednotného informačního systému.

Ve výběrovém řízení zvítězil komplexní informační systém QI, a to díky široké škále nabízených možností a flexibilitě (i v návaznosti na vize společnosti). VaK Vyškov totiž předpokládal, že bude i nadále růst, a QI podpoří jeho další potřeby. Toto očekávání se potvrdilo: společnost řešení v dalších letech rozšířila o Vodárenství, Workflow, Dopravu, Docházku, Evidenci investičních akcí, Insolvenční rejstřík, QI Shop a další. Prvotní implementace ekonomických modulů proběhla během 3 měsíců a za plného provozu společnosti.

V roce 2015 se VaK Vyškov rozhodl využít nové možnosti informačního systému QI v oblasti mobilních aplikací, které poskytuje jeho technologie QI Mobile. Tato mobilní část informačního systému QI není jen hračka s možností nahlédnout na podniková data prostřednictvím mobilu, ale skutečně funkční aplikace, která zvyšuje celkové přínosy z nasazení informačního systému.

Technické překážky při zavádění mobilních odečtů a jejich řešení

První z aplikací, kterou společnost nasadila, byly odečty vodoměrů přímo v terénu s využitím mobilních zařízení (chytré telefony a tablety). „Při nasazování aplikace bylo nutno překonat řadu nečekaných technických překážek,“ říká Ing. Jan Melzer, ředitel společnosti Adaptica, která QI Mobile jako součást systému QI vyvíjí. „Museli jsme se vypořádat s pokrytím 3G signálem a orientací ve frekvencích 4G/LTE používaných jednotlivými operátory. Kvalita signálu ve Vyškově a nejbližším okolí kolísala mnohem více, než jsme předpokládali, navíc u každého operátora rozdílně. S vyrovnaným pokrytím jsme se setkali pouze ve středu města. Jednalo se o zásadní nedostatek: rychlost a tedy i použitelnost QI Mobile pro on-line mobilní odečty vodoměrů přímo souvisí s kvalitou připojení,“ doplňuje Melzer. Proto byla aplikace optimalizovaná tak, aby se dala použít i s dnes již překonanou technologií EDGE. Uspokojivé řešení přineslo až rozšíření pokrytí signálem 4G/LTE.

S kvalitou datového pokrytí úzce souvisí i volba zařízení pro práci v terénu. Zakoupené mobilní telefony sice prodejci označovali za vyhovující pro standardy 4G/LTE, v praxi ale bohužel nepodporovaly celé spektrum vysílacích frekvencí tak, jak je používají čeští mobilní operátoři. Informace od jednotlivých prodejců k nabízeným telefonům byly nedostatečné a nikdo z obchodníků zákazníkovi nebyl schopen sdělit přesné technické parametry. Ty navíc nebyly dohledatelné ani na internetu. „Bylo tedy potřeba provést detailní rešerši stavu využívání frekvencí českými operátory a výsledné požadované frekvence poté dát jako striktní požadavek prodejcům mobilních zařízení,“ popisuje Melzer.

Pro situace, kdy zaměstnanec vstupuje za účelem odečtu vodoměru například do sklepních či jiných uzavřených prostor, kde není k dispozici datový mobilní signál, byla aplikace opatřena funkcí off-line režimu. Předem vybraná data se načtou do mobilního zařízení. Poté je uživatelé mohou zobrazovat i modifikovat. V momentě, kdy je pro zařízení opět dostupná mobilní síť, zvolí zaměstnanec, kdy se data odešlou do centrální databáze systému QI. V off-line režimu bylo v terénu úspěšně otestováno provedení cca 120 odečtů, které byly najednou odeslány do databáze.

Cílem bylo vyvinout aplikaci tak, aby byla pro pracovníky maximálně uživatelsky přívětivá. „Nejprve vývojáři společně s vedoucími pracovníky i lidmi, kteří provádějí odečty v terénu, vytvořili množinu a pořadí údajů, které při provádění odečtů potřebují. Tuto množinu jsme vyzkoušeli provozem v terénu. V návaznosti jsme měnili uspořádání údajů na obrazovkách, dokud řešení nezačalo plně vyhovovat potřebám a způsobu práce. Například se ukázalo, že teoretická a podle vývojářů užitečná funkce, kdy si může odečítač zobrazit odběrné místo na mapě v telefonu, je v praxi používaná naprosto minimálně, jelikož odečítači znají v terénu s nadsázkou každý patník. Naopak jako nejužitečnější se ukázal okamžitý přehled o předešlých odečtech. Díky tomu pracovník může ihned provést srovnání aktuálně zjištěných a v minulosti odečtených hodnot a na místě řešit vzniklou situaci,“ dodává Melzer.

Efektivnější práce i řízení firmy díky QI Mobile

Po zavedení QI Mobile VaK Vyškov pracuje s chytrými zařízeními v každodenní podnikové praxi. Nemusí tak při odečtech vodoměrů využívat drahá odečítací zařízení. „Telefony i tablety vnímáme jako spotřební zboží. Mobilní odečty provádíme pro více než 23 500 odběratelů, chytrá zařízení nám při této zátěži vydrží zhruba 1–2 roky. Velkou výhodou je nahraditelnost: do nového zařízení je možné QI Mobile nainstalovat během chvilky,“ říká Ing. Zdeněk Procházka, LL.M., ekonomický náměstek společnosti VaK Vyškov.

QI Mobile zobrazuje všechna důležitá data z kmenového QI. Pracovník má díky tomu přímo v terénu prostřednictvím chytrého zařízení k dispozici nejen kompletní informace o vodoměrech, seznam odběrných míst, ale také odečtové formuláře. Ty pak přímo na místě vyplňuje a ihned eviduje v QI. V terénu zjištěné a odečtené údaje je možné zadávat přímo k jednotlivým odběrným místům a porovnávat je s předchozími odečty. Takto zadané odečty se následující den zpracovávají do daňových dokladů a odesílají odběrateli. Díky tomuto řešení se eliminují chyby lidského faktoru při přepisování i zpoždění, které by mohlo vznikat v případě off-line přenosu dat do informačního systému. Optimální vytížení zaměstnanců přináší úspory ve mzdových nákladech na 1⁄2 pracovního místa, což činí cca 200 000 Kč ročně. „S použitím QI Mobile jsme v terénu provedli již 110 000 odečtů vodoměrů a můžeme potvrdit funkčnost a spolehlivost tohoto řešení,“ konstatuje Procházka.

Významným přínosem aplikace je rovnoměrné cash flow. Zásadním způsobem se totiž zrychlila doba mezi odečtem v terénu a okamžikem odeslání daňového dokladu. „QI Mobile nám umožňuje řešit naši agendu průběžně. Dříve docházelo k velkým časovým prodlevám mezi okamžikem zjištění hodnot a jejich zanesením do systému. Nyní faktury vystavujeme takřka okamžitě po uskutečnění odečtu. Přidanou hodnotou je podstatné urychlení procesu vyřízení případné reklamace odběratelů,“ shrnuje výhody Procházka.

Dalším z automatizovaných procesů, které QI zajišťuje, je evidence docházky zaměstnanců. VaK Vyškov ji řeší prostřednictvím elektronických terminálů, data z nich se automaticky přenáší přímo do mzdových výkazů, což výrazně zrychluje zpracování této agendy. Vzdáleným přístupem přes QI Mobile lze pohodlně z informačního systému zjistit přítomnost či důvod nepřítomnosti zaměstnanců společnosti v daném okamžiku.

VaK Vyškov QI Mobile využívá také v rámci operativního řízení: vedoucí pracovníci pomocí informačního systému evidují veškeré úkoly, porady, dokumenty a další nezbytnosti. S těmito údaji lze pracovat i v chytrém zařízení. V aplikaci lze například sledovat, v jaké fázi jsou zadané úkoly. Výsledkem je iniciativní dodržování termínů ze strany zaměstnanců a směřování k cíli bez zbytečných časových prodlev. Pozitivně hodnocenou funkcionalitou je mimo jiné automatické zasílání e-mailu řešiteli nebo zadavateli projektu při změně stavu úkolu.

QI Mobile přispívá k milionové úspoře

K bezproblémovému dennímu provozu pomáhá také samotné QI. Efektivně řeší například skladové hospodářství. Mezníkem bylo rozšíření konsignačních skladů společně se zavedením čárových kódů. „Tím došlo nejen ke snížení vlastních skladových zásob o 60 % (tedy o více než 2 500 000 Kč), ale i ke každodenní úspoře času zaměstnanců na výdeji materiálu. Zejména ušetří čas montéři, kteří si každý den materiál ze skladu odebírají,“ říká Procházka. Ušetřený čas montéři využijí pro práci v terénu namísto čekání na materiál. Roční časovou úsporu lze vyjádřit částkou ve výši téměř 1 000 000 Kč. QI s čárovými kódy zásadně pomáhá i při inventurách, kdy se časová náročnost snížila ze 135 na 20 hodin, tj. došlo ke snížení o 85 % z původního času.

Na přání VaK Vyškov společnost Melzer vyvinula funkcionalitu, která umožňuje elektronicky stvrzovat převzetí materiálu. Na skladovou výdejku se uloží datum, čas i jméno přebírajícího a současně je odeslán e-mail nadřízenému ke schválení tohoto skladového dokladu. Využity byly RFID čipy používané zaměstnanci pro docházku v kombinaci s jednoduchými RFID čtečkami ve skladu. Po schválení se doklady netisknou a jsou k dispozici v elektronické podobě s údaji o převzetí a schválení. Společnost tak ušetří až 60 000 Kč ročně na přímých nákladech (materiál, tonery, tiskárny, mzdy). „Původně jsme ročně evidovali více než 5 500 papírových skladových výdejek. Díky převedení do elektronické formy ušetříme nejen spotřebu papíru, ale i zbytečnou administrativu. Zcela odpadly procesy spojené s ručním schvalováním. Nyní se vše děje v reálném čase prostřednictvím e-mailu, který je automaticky zasílán zodpovědnému pracovníkovi. Zásadní dopad spatřujeme také v úspoře místa a s ní spojených dalších nákladů na skartaci, která není ve výše uvedené úspoře započtena. Skladové výdejky mají ze zákona stanovenou 10letou skartační lhůtu, jejich elektronickou archivací proto QI přispívá k úspoře místa ve skladu v rozsahu 55 000 listů papíru, tj. cca 140 pořadačů,“ dodává Procházka. VaK Vyškov uchovává elektronicky i ostatní dokumenty. Jedná se o desetitisíce smluv, objednávek a faktur.

V péči QI i nadále

VaK Vyškov je rozhodnutý řešit své potřeby v QI i QI Mobile také v budoucnu. „Pokud máte k dispozici informační systém s takovými možnostmi, neustále objevujete nové způsoby jeho využití,“ doplňuje Procházka.

Hlavní přínosy implementace QI

• Zrychlení celého procesu odečtů vodoměrů
• Okamžitý přehled o průběhu i času odečtů
• Eliminace chyb při přepisování údajů
• Rovnoměrné cash flow
• Zrychlení procesu vyřizování zákaznických reklamací
• Lepší organizace při řízení firmy