QI: komplexní řešení pro docházku a mzdy

Wisconsin Engineering je i přes anglický název ryze českou společností s dlouholetou tradicí. Tento prostějovský výrobce zahradních traktorů a malotraktorů navazuje na strojírenskou továrnu Wikov založenou na počátku 20. století a nástupnický Agrostroj Prostějov. S cílem růstu Wisconsin Engineering aktuálně spouští rozsáhlý redesign. Ten zahrne celkové nastavení společnosti s důrazem na výrobu a stěhování do nových prostor.

Cíle projektu

Klíčové přínosy QI

• Automatické ‏pořizování docházkových dat
• Úzká a funkční vazba docházky na mzdovou agendu
• 30% snížení časové náročnosti při zpracování mezd
• O 30 % rychlejší administrativa příspěvků na stravování
• Přehled o vytížení zaměstnanců s úsporou jednoho pracovního dne měsíčně
• 100% soulad s aktuální legislativou

---

Zahradní traktory, kterých firma vyprodukuje okolo 350 ročně, mají největší odbyt v České republice, najdete je ale také v Saúdské Arábii, Papui Nové Guineji, Turecku, Maďarsku či Velké Británii. Zároveň má Wisconsin Engineering dlouholeté zkušenosti s kooperacemi v oblasti strojírenské výroby.

Implementace stmelila procesy

Wisconsin Engineering eviduje docházku zaměstnanců v informačním systému QI od roku 2021, kdy skončila implementace. Jejím splněným cílem bylo zautomatizovat procesy a vést je z jediného systému. Požadavek na změnu softwaru přišel od nového majitele, který chtěl sjednotit systém řízení výroby u Wisconsin Engineering a dalších svých společností již fungujících na QI. „Původní řešení mělo své limity narážející na roztříštěnost. Používali jsme pět systémů, z toho docházku a mzdy pokrývaly dva samostatné softwary,“ vzpomíná Klára Koukalová, personalistka Wisconsin Engineering.

Bez čipů a falšování

Po zavedení QI všech 87 zaměstnanců z Wisconsin Engineering využívá dva docházkové terminály, které jsou primárně nastaveny na snímání biometrických údajů – konkrétně skeny otisků prstů. Jejich přiložením pracovníci zadávají příchody i odchody. Zároveň vybrané pozice pro evidenci docházky používají číselný kód. „Toto jednoznačně vítám. Některým kolegům z dílny, kde pracují s oleji a mazivy, by snímač otisk nepřečetl. Možnost volby je důležitá i z hlediska GDPR, kdy zaměstnancům musíme dle legislativy nabídnout vedle užití biometrických údajů i další alternativu,“ říká Koukalová.

Původně zaměstnanci k zaznamenání docházky používali čipy, což vedlo k falšování dat. Počet přesčasů zanesených v systému se lišil od reality. „Otisky se půjčit nedají. Proto se snížily jak přesčasy, tak pozdní příchody,“ vysvětluje personalistka.

30% časová úspora při zpracování mezd

Nasnímané údaje z terminálů se ihned přenesou do QI, kde jsou připraveny k dalšímu využití. „Propojení docházky a mezd bylo jedním z důvodů, proč jsme QI zavedli,“ upřesňuje personalistka, která má na starosti také mzdovou agendu. Za největší přínos označuje práci s již existujícími daty: „Docházkové údaje se propíšou do mezd a já pouze zkontroluji výsledek. Oproti situaci bez tohoto řešení ušetřím zhruba 30 % času.“

Vygenerovaná docházková data se schvalují víceúrovňově. V prvním kroku na ně dohlížejí mistři. Současně mohou zasáhnout: jde například o úpravy vyplývající ze znalosti situačního kontextu, třeba umělé prodlužování pracovní doby z důvodu čekání na autobus. Může se ale také jednat o školení bezpečnosti, které zaměstnanec absolvuje při prvotním nástupu dříve, než se potká s terminálem. „Protože docházková data před zadáním do mezd kontroluji, potřebuji znát souvislosti. QI mi jasně ukazuje, co vygeneroval docházkový terminál, a naopak co upravili mistři. V případě nejasností mohu ihned reagovat: vím, na koho konkrétně se obrátit. Výhodou je možnost poznámky, kde vedoucí pracovníci uvádějí příčinu změny dat. Přesně pak vím, že u zaměstnance nedošlo k chybě při označení příchodu, ale absolvoval například vstupní školení. Toto nejasnosti výrazně eliminuje,“ chválí Koukalová.

O třetinu rychlejší výpočet

QI výrazně pomáhá při administrativě spjaté s příspěvky na stravování. V případě Wisconsin Engineering zaměstnanci navštěvují závodní jídelnu, kde mají obědy dotované. „Vytisknu si sestavu, se kterou snadno zkontroluji, kdo má na příspěvek nárok. Předtím jsem musela rozkliknout každého pracovníka a údaje složitě porovnávat. Úspora času představuje zhruba 30 %,“ vyčísluje personalistka.

Výraznou časovou úsporu představuje i propojení docházky se snímáním výrobních operací, jež usnadňuje mistrům sledování využití pracovní doby. „Dříve jsem strávila v Excelu celý den, než se mi povedlo vytvořit přehled pro mistry o zaměstnancích a jejich pracovním vytížení. K vyhotovení jsem využívala dva různé programy. Nyní se mistři na takový přehled mohou podívat kdykoliv během měsíce, a to za pomoci jediného kliknutí myši. Souhrn se totiž generuje automaticky,“ uvádí Koukalová.

Oproti prvotnímu řešení se také jako výhoda ukázala existence oddělených kalendářů pro mzdy a docházku. „V některých případech eviduji pouze příchody a odchody zaměstnanců z dalších firem našeho majitele, toto poté předávám dál. Nemusím nic filtrovat, dokument stačí poslat v jeho původní verzi,“ vysvětluje personalistka. 

Legislativa na prvním místě

Původní řešení změny včetně těch legislativních nereflektovalo vůbec nebo se znatelným zpožděním, a to kvůli komplikovanému propojení samostatných systémů pro mzdy a docházku. „Nebylo to zautomatizované, vše jsem řešila manuálně,“ říká Koukalová a dodává, „QI je 100% v souladu s aktuální legislativou, jeho výrobce na změny reaguje takřka okamžitě, navíc o nich informuje i ve speciální sekci Novinky umístěné přímo v systému. Oceňuji to nejen teď v covidové době, kdy se řeší příspěvky za karanténu a izolaci.“

Další výhodou je napojení QI na datovou schránku a eNeschopenku. „Mám s čím porovnávat, předchozí program toto neumožňoval. Informace o zahájení a ukončení neschopenky se nyní automaticky propisují do docházky, což eliminuje chyby. A pokud lékař změní neschopenku na karanténu, ihned se to v datech odrazí a já nemusím měnit kód docházkového pohybu,“ popisuje personalistka.

Společnosti vyhovuje i přehledná evidence home officů u zaměstnanců mimo výrobu. „S ohledem na situaci okolo covidu jsme za tuto možnost velmi rádi,“ doplňuje Koukalová.

Další přínosy QI:

• Možnost zaznamenávat docházku různými způsoby
• Méně případů falšování dat
• Jednodušší zpracování docházky i mezd a jejich kontrola
• Přesné ověření využití pracovní doby ve výrobě
• Snadné sledování příchodů a odchodů zaměstnanců z jiné firmy
• Přehledné informace o legislativních změnách
• Eliminace chybovosti při evidenci neschopenek
• Uspořádané vedení home officů